Latvijas Nacionālais arhīvs, pēc privātpersonas vai juridiskas personas pieprasījuma, izsniedz arhīva dokumentu kopijas, kas nepieciešamas tiesību pierādīšanai, darījumos vai zinātniski pētnieciskam darbam.
Apliecinātām arhīva dokumentu kopijām ir juridisks spēks un tie ir var būt par pamatu valsts un pašvaldību institūciju administratīvo aktu pieņemšanai, tiesvedībā, (pilsonības, represētās personas statusa iegūšanā), u.c. jautājumos.
Lai saņemtu arhīva dokumenta kopiju klientam jāiesniedz rakstisks pieprasījums, kurā jānorāda:
-
pieprasītāja vārds, uzvārds, dzīvesvietas vai uzturēšanās vietas adrese u.c. kontaktinformācija;
-
vēlamā kopijas forma: kserokopija vai skenēta kopija, krāsaina vai melnbalta kopija, apliecināta vai neapliecināta kopija;
-
attiecīgā arhīva fonda, apraksta, lietas un lapas numurs;
-
ja nav zināms minētais arhīva uzziņu kods, nepieciešams īsi, iespējami precīzi norādīt notikuma vietu, laiku un/ vai vismaz aptuvenās hronoloģiskās robežas uz ko interesējošais dokuments attiecas;
-
jānorāda dokumenta saņemšanas mērķis: institūciju, kurai kopija jāiesniedz un/vai problēma kuras risināšanai arhīva dokumenta kopija nepieciešama;
-
dokumenta piegādes vai saņemšanas veids: pa pastu, e-pastu, saņems personīgi valsts arhīvā.
Institūcija pieprasījumu iesniedz uz oficiālas iestādes veidlapas, kurā redzams institūcijas nosaukums, reģistrācijas numurs, juridiskā adrese un kuru paraksta iestādes vadītājs vai tā pilnvarota persona.
Kopijas iespējams pasūtīt pa pastu, e-pastu vai vēršoties jebkurā Latvijas Nacionālā arhīva struktūrvienībā.