Latvijas Nacionālais arhīvs pieņem glabāšanā ilgtermiņā (ilgāk kā 10 gadus) vai pastāvīgi glabājamos dokumentus no komercsabiedrībām un citām nevalstiskām institūcijām šādos gadījumos:
1) sakarā ar komercsabiedrību, biedrību un nodibinājumu, kooperatīvo sabiedrību likvidāciju atbilstoši Komerclikuma 115., 329.pantam, Biedrību un nodibinājumu likuma 69.pantam, Kooperatīvo sabiedrību likuma 53.pantam, Arhīvu likuma 5.panta otrajai daļai un Ministru kabineta 2012.gada 6.novembra noteikumu Nr.749 „Kārtība, kādā nodod dokumentus pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā” (turpmāk – MK noteikumi Nr.749) 1.2.apakšpunktam;
2) sakarā ar komercsabiedrības maksātnespējas procesa izbeigšanu atbilstoši Maksātnespējas likuma 120.panta trešajai daļai (attiecībā par maksātnespējas procesiem, kuri uzsākti līdz 2010.gada 31.oktobrim – atbilstoši Maksātnespējas likuma 140.panta ceturtajai daļai likuma redakcijā, kas bija spēkā līdz 31.10.2010.).
Komercsabiedrības, biedrību vai nodibinājumu un kooperatīvo sabiedrību likvidācijas gadījumā likvidators arhīviski vērtīgos dokumentus nodod glabāšanā Latvijas Nacionālajam arhīvam, bet pārējos dokumentus nodod glabāšanā kādam no komercsabiedrības, biedrības vai nodibinājuma un kooperatīvās sabiedrības biedriem, dalībniekiem, dibinātājiem vai trešajai personai Latvijā, saskaņojot dokumentu glabāšanas vietu ar Latvijas Nacionālo arhīvu.
Dokumentu arhīvisko vērtību nosaka atbilstoši Arhīvu likuma 8.panta pirmajā daļā minētajiem kritērijiem. Jebkurā gadījumā arhīviski vērtīgie dokumenti ir pastāvīgi un ilgstoši (ilgāk par 10 gadiem) glabājamie dokumenti. Piemēram, Arhīvu likuma 4.panta ceturtajā daļā minētie dokumenti par personas darba vai dienesta gaitu un izglītojamās personas (tajā skaitā studējošā) lietas glabā 75 gadus.
Maksātnespējas likuma 120.panta trešā daļa, savukārt, nosaka, ja juridiskās personas maksātnespējas process tiek izbeigts sakarā ar parādnieka juridiskās personas maksātnespējas procesa pabeigšanu, administrators septiņu dienu laikā pēc tiesas nolēmuma saņemšanas nodod glabāšanā valsts arhīvam parādnieka dokumentus, to skaitā:
1) parādnieka rīkojumus par personālsastāvu (par personu pieņemšanu darbā, pārcelšanu citā darbā, atbrīvošanu no darba);
2) parādnieka personālsastāva rīkojumu reģistrācijas žurnālu (reģistru);
3) parādnieka atbrīvoto darbinieku darba līgumus (ja tie neatrodas attiecīgajās personas lietās) un darba grāmatiņas (ja tās neatrodas pie attiecīgajiem darbiniekiem);
4) parādnieka dokumentus par sociālā nodokļa maksājumiem līdz 1997.gada 1.janvārim;
5) darbā notikušo nelaimes gadījumu izmeklēšanas aktus vai atzinumus un izmeklēšanas materiālus.
Bet par maksātnespējas procesiem, kuri uzsākti līdz 2010.gada 31.oktobrim, atbilstoši Maksātnespējas likuma (redakcijā līdz 31.10.2010.) 140.panta ceturtajai daļai ir jānodod arī tādi dokumenti, kā parādnieka maksātspējas laikā slēgtie sadarbības līgumi.
Jebkurā gadījumā, pirms dokumentu nodošanas, ir jāizvērtē katrs individuālais gadījums, lai identificētu arhīviski vērtīgos dokumentus un nodotu tos glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā.
Dokumentu nodošanas kārtība pastāvīgā glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā
Dokumentu nodošanas kārtību komercsabiedrību, biedrību un nodibinājumu, kā arī kooperatīvo sabiedrību likvidācijas gadījumā, nosaka MK noteikumi Nr.749 un pēc analoģijas minētās tiesību normas piemērojamas arī maksātnespējas procesa gadījumā, kas faktisko seku aspektā ir līdzīgs gadījums kā maksātnespējas procesa gadījumā, jo rezultātā komersants tiek izslēgts no komercreģistra.
1) Vispirms nosaka Latvijas Nacionālā arhīva struktūrvienību, kurā ir jānodod dokumenti. Pamatprincips pēc kura nosaka dokumentu nodošanas vietu – ir privātpersonas (privāto tiesību juridiskās personas) juridiskā adrese, t.i., reģistrētā adrese. Ja privātpersona ir reģistrēta Rīgā vai Jūrmalā, dokumenti nododami LNA Personāla dokumentu valsts arhīvā, bet pārējos gadījumos, atbilstoši administratīvi teritoriālajam sadalījumam, LNA Zonālajos valsts arhīvos.
Ja privātpersona lielāko darbības periodu līdz likvidācijas vai maksātnespējas procesa uzsākšanai, ir veikusi vienā administratīvā teritorijā, bet neilgi pirms likvidācijas vai maksātnespējas procesa uzsākšanas vai tā slaikā mainījusi juridisko adresi, tad dokumenti nododami tajā Latvijas Nacionālā arhīva Zonālajā valsts arhīvā, kur juridiskā persona darbojusies lielāko pastāvēšanas perioda daļu.
Ja privātpersonai nav pastāvīgā glabāšanā Latvijas Nacionālajam arhīvam nododamo dokumentu, tad tai ar iesniegumu jāvēršas Institūciju dokumentu un arhīvu pārvaldības departamentā.
2) atbilstoši MK noteikumu Nr.749 2.punktam, gatavojoties nodot dokumentus glabāšanā Arhīvā, veic noteiktas darbības, t.sk., saskaņo ar arhīvu dokumentu nodošanas datumu un dokumentu apjomu; pārbauda dokumentu esību un fizisko stāvokli; sagatavo nododamo dokumentu uzziņu sistēmu; pārbauda dokumentu atbilstību uzziņu sistēmai.
3) atbilstoši MK noteikumu Nr.749 7.punktam privātpersona dokumentus kopā ar uzziņu sistēmu pastāvīgā valsts glabāšanā arhīvā nodod sakārtotus un aprakstītus, saskaņā ar arhīvu jomu reglamentējošajos normatīvajos aktos noteiktajām publisko dokumentu sakārtošanas un aprakstīšanas prasībām.
Vispārējos nosacījumus dokumentu sakārtošanai un aprakstīšanai nosaka Ministru kabineta 2012.gada 6.novembra „Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumu” Nr.748, 4.2. un 4.4.nodaļa.
4) Par dokumentu nodošanu tiek sagatavots un parakstīts dokumentu pieņemšanas-nodošanas akts (MK noteikumu Nr.749 9.punkts).
5) Dokumentu nodošanas pastāvīgā glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā izmaksas sedz no likvidējamās privātpersonas mantas vai no maksātnespējas procesa izdevumiem paredzētā finansējuma atbilstoši maksas pakalpojumu cenrādim, kas noteikts ar Ministru kabineta 2013.gada 17.septembra noteikumiem Nr.857 „Latvijas Nacionālā arhīva publisko maksas pakalpojumu cenrādis”.
N.B. Par tādu dokumentu nodošanu Latvijas Nacionālajam arhīvam glabāšanā, kuri nav sakārtoti un aprakstīti atbilstoši arhīvu jomu reglamentējošo normatīvo aktu prasībām, attiecīgā privātpersona atbilstoši MK noteikumu Nr.749 15.punktam sedz izdevumus par pastāvīgā valsts glabāšanā nododamo dokumentu sakārtošanu un aprakstīšanu.