Pašvaldību institūciju informācijas sistēmās, reģistros, datu bāzēs esošo elektronisko dokumentu arhivēšanas kārtība administratīvi teritoriālās reformas ietvaros.

Saskaņā ar 2008. gada 18.decembra "Administratīvo teritoriju un apdzīvoto vietu likumu", administratīvi teritoriāla reforma ir noslēgusies.

Balstoties uz 02.03.2004 MK noteikumu Nr. 117. “Noteikumi par elektronisko dokumentu izvērtēšanas veidu saglabāšanas kārtību un nodošanu valsts arhīvam glabāšanā” 18. punktā noteikto: "Valsts arhīvam nododamo elektronisko dokumentu un datu maksimālais glabāšanas termiņš institūcijas glabātavā ir pieci gadi, ja normatīvajos aktos nav noteikts citādi. Ja informācijas sistēmas struktūras dēļ elektronisko dokumentu glabāt iestādē piecus gadus nav iespējams, attiecīgo dokumentu atļauts nodot valsts arhīvam glabāšanā pirms minētā termiņa." un 18.12.2008. likuma "Administratīvo teritoriju un apdzīvoto vietu likums" noteiktajām prasībām, arhīvs ir izstrādājis arhivēšanas kārtību kvalitatīvai un operatīvai reorganizēto pašvaldību institūciju informācijas sistēmās, reģistros, datu bāzēs esošo elektronisko dokumentu pieņemšanai pastāvīgā glabāšanā arhīvā.

Visām reorganizētajām pašvaldībām, kuras vēl nav nodevušas elektroniskos dokumentus Latvijas Nacionālajam arhīvam glabāšanā , lūgums iepazīties ar arhivēšanas kārtību un saskaņā ar to nodot elektroniskos dokumentus valsts glabāšanā.

Pirms pašvaldību institūcijas reorganizācijas un elektronisko dokumentu nodošanas arhīvā glabāšanā.

1. Arhīvam plānojot administratīvi teritoriālās reformas īstenošanai nepieciešamos finansu resursus, elektronisko dokumentu arhivēšanai, lūdzam pašvaldības institūcijas sniegt informāciju, kas definēta 1.1.-1.6. punktos, aizpildot elektronisko veidlapu “Pašvaldību institūcijas informācijas sistēmu, reģistru, datu bāzu apraksts - veidlapa” un to nosūtot pa e-pastu :

1.1. Svītrots saskaņā ar 18.12.2008. likuma "Administratīvo teritoriju un apdzīvoto vietu likums" 18. panta pārejas noteikumu 4. punkta noteiktajām prasībām

1.2. Uzskaitīt visas institūcijā esošās informācijas sistēmas, reģistrus, datu bāzes un definēt to nosaukumus.

1.3. Informēt LVKFFDA par institūcijā esošām informācijas sistēmām, reģistriem, datu bāzēm, kad tajās informācijas papildināšana (informācijas ievade sistēmā, reģistrā vai datu bāzē) tika pārtraukta.

1.4. Definēt Informācijas sistēmu, reģistru, datu bāzu tehnisko informāciju (vide, kādā izveidota, apjoms (MB), datu bāzes failu formāti, pieejamā dokumentācija (Programmas prasību specifikācija, Programmas projektējuma apraksts, Programmas administratora un lietotāju dokumentācija – ja tā ir pieejama).

1.5. Punktā 1.4. minēto informācijas sistēmu, reģistru, datu bāzu tehnisko informāciju - sistēmas, reģistra vai datu bāzes vide, kādā tā veidota, un informācija par dokumentu failu formātiem - ir nepieciešama tikai tajos gadījumos, ja tā nav definēta informāciju sistēmu tehniskās informācijas sarakstā.

1.6. Informēt LVKFFDA vai pašvaldībā ir tehniskie resursi un atbilstošs speciālists, kas var veikt elektronisko dokumentu ierakstīšanu CD-R formāta informācijas nesējos (tiek izskatīti arī DVD+R formāta informācijas nesēji, ja ir liels informācijas apjoms) un nodošanu valsts arhīvā glabāšanai.

Pašvaldību institūcijas reorganizācijas procesā, sagatavojot elektronisko dokumentu nodošanu arhīvā glabāšanā.

2. Sagatavojot elektroniskos dokumentus nodošanai arhīvā glabāšanā, ir nepieciešams:

2.1. veikt dokumentu sagatavošanu nodošanai atbilstoši informāciju sistēmu tehniskās informācijas sarakstā definētiem dokumentu sistēmu, reģistru, datu bāzu uzglabāšanas formātiem. Ja tehniskā informācija par kādu pašvaldības sistēmu nav pieejama sarakstā, tad pēc arhīva sniegtās informācijas;

2.2. nodot visu informācijas sistēmu, reģistru, datu bāzi, ja elektroniskos dokumentus nav iespējams atdalīt no sistēmas, reģistra, datu bāzes;

2.3. izveidot 2 identiskas kopijas nododamiem elektroniskiem dokumentiem CD-R formāta vai citā informācijas nesējā, saskaņojot to ar arhīvu;

2.4. sagatavot datni (failu) “lasimani.txt” (piemērs), kā arī iekļaut tajā informācijas sistēmas reģistra, datubāzes piekļuves datus (lietotājvārdi, paroles);

5. Pievienot elektroniskajiem dokumentiem 1.4. punktā definēto dokumentāciju.

3. Sastādīt un aizpildīt pieņemšanas – nodošanas aktu ar nepieciešamo informāciju par pašvaldības institūciju informācijas sistēmās, reģistros, datu bāzēs esošo elektronisko dokumentu pieņemšanu – nodošanu arhīvam pastāvīgā glabāšanā.

4. Sagatavot elektronisko dokumentu apraksta priekšvārdu (pašvaldības iespēju robežās), kurā īsi izklāsta:

4.1. Aprakstā iekļauto dokumentu rādītāja, t.i., informācijas sistēmas vēsturi: kad uzsākta veidot, veidošanas mērķi;

4.2. Dokumentu sastāvu, saturu, pilnīgumu un to ticamību, to veidus, kādas funkcijas veicot tie radušies;

4.3. Ziņas par dokumentu izvērtēšanas, sistematizācijas un aprakstīšanas īpatnībām;

4.4. Aprakstīšanas metodes: vai izmantota anotāciju sastādīšana faila (lietā) iekļautajiem vērtīgākajiem dokumentiem, virsrakstu pilnīgums, datējums, apjoms utt.;

Apraksta priekšvārdu paraksta sastādītājs un novieto aprakstā aiz satura rādītāja.

5. Sagatavot informācijas sistēmās, reģistros, datu bāzēs esošo elektronisko dokumentu aprakstus. Grāmatvedības uzskaites sistēmām sagatavot kontu plāna shēmu un kontu aprakstus atbilstoši 04.12.2007. Ministru kabineta noteikumu Nr.832 "Grozījumi Ministru kabineta 2005.gada 15.novembra noteikumos Nr.867 "Kārtība, kādā budžeta iestādes kārto grāmatvedības uzskaiti"" 1.34.; 1.35. punktā definētām prasībām.

6. Visiem informācijas sistēmas, reģistra, datu bāzes nododamajiem elektroniskajiem dokumentiem sagatavot datņu (failu) sarakstu. Sarakstu veidot Microsoft Office Excel (xls) formātā ar nosaukumu “failu_saraksts.xls”, kurā definē pilnu datņu (failu) nosaukumu ar tā paplašinājumu, katras datnes (faila) datumu, kad veiktas pēdējās izmaiņas (angļu val. “Date Modified” )*, ko saglabā kopā ar nododamajiem elektroniskiem dokumentiem uz atbilstošā informācijas nesēja.