REKOMENDĀCIJAS
DOKUMENTU NOFORMĒŠANAI - PAPĪRA UN INFORMĀCIJAS PIERAKSTĪŠANAS LĪDZEKĻU
IZVĒLEI
Izdotas saskaņā ar likuma
"Par arhīviem" 4. pantu
Latvijas Republikas Ministru kabineta 1996. gada 23. aprīļa noteikumu
Nr. 154 "Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas noteikumi"
5. un 6. punkts nosaka :
5. Dokuments jāizgatavo tā, lai visu tā glabāšanas laiku nodrošinātu
dokumenta juridisko spēku un informatīvo funkciju, kā arī iespēju izgatavot
dokumenta kopiju.
6. Dokuments nedrīkst būt uzrakstīts ar zīmuli vai citādā tehniski viegli
pārlabojamā un fiziski nenoturīgā veidā.
Lai ievērotu Ministru kabineta noteikumu prasības, par dokumentu saglabāšanu
jārūpējas jau pie to sastādīšanas laikā un tie jāsagatavo uz kvalitatīva
ilgizturīga papīra un jālieto kvalitatīvi informācijas pierakstīšanas
līdzekļi.
I. Ilgizturīgs papīrs
1. Papīra kvalitāti nosaka tā šķiedru sastāvs, izmantotās krāsvielas,
pildvielas, līmvielas. Papīra sastāvs nosaka tā ķīmiskās un fiziskās īpašības.
lūšanas pretestību, vecošanu, mitruma uzsūkšanas spēju utt. Būtiska ir
papīra īpašību nemainība ilgstošā glabāšanas periodā - ilgizturība.
1.1. Kopš 1998. gada 11.decembra arī Latvijā ir reģistrēts standarts
ilgizturīgam papīram - Latvijas standarts - Informācija un dokumentācija
- Papīrs dokumentiem- Ilgizturības prasības (idt ISO 9706: 1994) LVS
ISO 9706 : 1994. Standarts nosaka papīra pretestību oksidācijai, raušanas
pretestību, sārma skaitli un pH lielumu.
1.2. Dokumentu, kas domāti pastāvīgai glabāšanai, sagatavošanai jāizvēlas
papīrs, kas atbilst standartam - ISO 11108 : 1996 (E) Information and
documentation - Archival paper -Requirements for permanence and durability.
Papildus ISO 9706:1994 standartā minētajām īpašībām šis standarts nosaka
prasības arī šķiedru sastāvam un papīra lūšanas pretestībai.
Papīra atbilstība standartam ir norādīta uz iepakojuma vai jāprasa pārdevējam
rūpnīcas apstiprinājums par papīra kvalitāti.
II. Informācijas pierakstīšanas līdzekļi
2. Mūsdienās dokumentus raksta ar roku, rakstāmmašīnu vai arī tos sastāda
datorā un izdrukā. Neskatoties uz to, ka dokumentu sastādīšanai izmanto
datorus, liela nozīme arī rakstāmpiederumu izvēlei, jo dokumentus paraksta,
vizē, izdara dažādas atzīmes rokrakstā. Dažādu ražotāju piedāvājumi ietver
no visvienkāršākajām lodīšu pildspalvām līdz sarežģītiem rakstāmpiederumiem.
Biežāk sastopamās ir lodīšu pildspalvas, tintes pildspalvas, rolleri,
gēla rolleri, flomastertipa pildspalvas.
2.1. Tradicionālās tintes ir mitruma nenoturīgas un atkarībā
no krāsas arī gaismas nenoturīgas. Krāsu gaismas noturība samazinās
šādā secībā:
melna > zila > sarkana > violeta > zaļa
Taču mūsdienās ir sastopamas arī arhīvdrošas tintes. Izvēloties tintes
pildspalvas, vajadzētu pārliecināties, vai uz tām ir norāde, ka tinte
ir mitruma, un gaismas noturīga (piem. warter-resistant, permanent ink,
document- proof).
2.2. Arī rolleriem un gēlu rolleriem jābūt atzīmei par mitruma,
gaismas un arī ķīmisko izturību.
Jau sen praksē galvenokārt ofisos lieto lodīšu pildspalvas, kurās izmanto
lodīšu pastas. Lodīšu pildspalvas parasti ir ūdens izturīgas, gaismas
izturība ir atkarīga no izvēlētās krāsas.
2.3. Folomāsteri (marķeri) var būt gan izteikti gaismas un mitruma
nenoturīgi, gan ar labām ilgizturības īpašībām - ūdens, gaismas, termiski,
ķīmiski izturīgi. Izvēloties flomāsterus, jāseko tam, lai uz tiem būtu
atzīme par mitruma un gaismas noturību.
2.4. Dokumentu, kas domāti ilglaicīgai un pastāvīgai glabāšanai, parakstīšanai
un sastādīšanai jāizvēlas pildspalvas, kas nodrošinātu raksta ilgizturību.
Izdarot pirkumu vienmēr jāpārliecinās par tā kvalitāti - lodīšu pildspalvām
vajadzētu atbilst ISO 12757-2 vai DIN 16554 prasībām, rolleriem ISO
14145-2 prasībām, un uz flomāsteriem obligāti jābūt atzīmei par mitruma
un gaismas noturību. Nevajag kautrēties pārdevējiem prasīt, lai tie
apliecina, ka prece ir kvalitatīva un atbilst arhīvu kvalitātei un ir
domāta dokumentiem. Vajadzētu izvairīties no pildspalvām uz kurām nav
izgatavotāja markas zīmes, šāda prece parasti ir nekvalitatīva.
2.5.Tuša ir viens no senākajiem informācijas pierakstīšanas līdzekļiem.
Mūsdienās tušu galvenokārt izmanto rasējumos. Tušas ir gaismas un mitruma
noturīgas.
3. Izmantojot darbā rakstāmmašīnas, jāatceras, ka mašīnraksts
nonāk uz papīra ar lentes vai koppapīra palīdzību. Lente ir piesūcināta
ar masu, ko veido krāsvielas, plastifikātors un sabiezinātājs. Koppapīra
krāsojošais sastāvs ir krāsvielas (pigmenti) un saistvielas. Krāsainie
teksti gaismā izbalē. Mašīnraksta kvalitāte ir atkarīga no lentes un kopējamā
papīra kvalitātes. Kvalitatīva krāsu lente nodrošina labu burtu nospiedumu
uz papīra, tā nedrīkst būt izžuvusi, veca, caurumaina, vienu lenti nedrīkst
izmantot pārāk ilgi. Ilgstoši glabājot lenti, pat oriģināliesaiņojumā,
tā izžūst un vairs nav izmantojam. Teksta kopijām, kas iegūtas ar koppapīru,
ir vāja saistība ar papīru.
4. Aizvien plašāk dokumentu sastādīšanai izmanto datorizdrukas,
to saglabāšanas iespējas ir atkarīgas no izmantotā printera.
4.1. Matricu printeriem svarīga ir drukājošā galviņa un adatu
skaits tajā. Jo vairāk adatu, jo kvalitatīvāka būs druka. Parasti ir
9 vai 24 adatu printeri. Pamatprincips, ko izmanto adatu printeros līdzinās
rakstāmmašīnas principam, jo simbolu iekrāsošana, tāpat kā rakstāmmašīnām,
notiek, adatām izdarot sitienus pa speciālu kopējamo lenti. Prasības
kopējamai lentei it tādas pašas, kā rakstāmmašīnas lentei.
4.2. Strūklas printeri jeb tintes printeri atveido rakstzīmju
attēlus, uz papīra no kapilārām sprauslām izsmidzinot krāsvielas strūklu.
Šo sprauslu skaits jaunākajiem strūklprinteriem var sasniegt 60, kas
nodrošina augstu attēla izšķirtspēju. Jāatceras, ka tintes printeriem
attēla noturība ir dažāda. Lielākā daļa tintes ir mitruma nenoturīgas.
4.3. Elektrostatiskie printeri, lai izveidotu zīmējumu (tekstu)
uz papīra, izmanto elektriski pretēji uzlādētas krāsvielas (tonera)
daļiņas. Pie šī tipa printeriem pieder, piem., lāzerprinteris, šķidro
kristālu printeris un gaismas diožu printeris.
4.3.1.Lāzerprinteris informāciju uz papīra atveido ar lāzera stara
palīdzību, izmantojot elektrostatiskās reprodukcijas tehnoloģiju.
Lāzerprinteri nodrošina lielu drukāšanas ātrumu un augstu dokumentu
noformēšanas kvalitāti.
4.3.2.Šķidro kristālu printeris ir elektrostatiskais printeris ar
šķidrā kristāla paneli, caur kuru plūst gaisma. Atkarībā no elektriskās
ierosmes pikseļi veido rakstzīmes, un caurplūstošā gaisma uz drukājamās
virsmas rada elektrostatisku attēlu, kuru pēc tam nostiprina ar pretēji
lādētām krāsvielas daļiņām.
4.3.3.Gaismas diožu printeris (LED printeris) darbojas līdzīgi lāzerprinterim,
bet kurā kā gaismas avotu lāzera vietā izmanto gaismu emitējošas diodes.
4.4. Pastāvīgi glabājamo dokumentu sagatavošanā jāizmanto elektrostatiskie
printeri.
5. Pēdējā laikā arvien vairāk dokumentu tiek nosūtīti pa faksu.
To izdruku kvalitāte ir atkarīga no faksa aparāta un izmantotā papīra.
Speciālais faksa papīrs galvenokārt ir zemas kvalitātes un skābs, arī
uzdrukātajam tekstam ir vāja saistība ar papīru, tādēļ, lai saglabātu
faksā esošo informāciju, tā ir jāpārkopē. Izņēmums protams ir jaunie lāzerfaksi
un daudzoperāciju iekārtas, kas ir gan fakss, gan kopētājs, gan lāzerprinteris.
6. Dokumentu pavairošanai galvenokārt tiek izmantoti elektrostatiskie
kopētāji. Šīs kopijas parasti ir gaismas un mitruma noturīgas, ja
kopētāji ir pareizi uzstādīti un uzturēti.
7. Rakstāmmašīnām, printeriem, kopētājiem jāatbilst ISO 11798 prasībām,
kas nosaka prasības ar šīm iekārtām iegūtajam attēlam un rakstam, t.i.
tā krāsu noturību, gaismas noturību, mitruma noturību, nodilumizturību,
karstumizturību un to kā šīs iekārtas ietekmē papīra mehānisko izturību.