Latvijas Republikas Ministru kabineta 1996. gada 23. aprīļa noteikumu Nr. 154 "Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas noteikumi" 5. un 6. punkts nosaka :

5. Dokuments jāizgatavo tā, lai visu tā glabāšanas laiku nodrošinātu dokumenta juridisko spēku un informatīvo funkciju, kā arī iespēju izgatavot dokumenta kopiju.
6. Dokuments nedrīkst būt uzrakstīts ar zīmuli vai citādā tehniski viegli pārlabojamā un fiziski nenoturīgā veidā.

Lai ievērotu Ministru kabineta noteikumu prasības, par dokumentu saglabāšanu jārūpējas jau pie to sastādīšanas laikā un tie jāsagatavo uz kvalitatīva ilgizturīga papīra un jālieto kvalitatīvi informācijas pierakstīšanas līdzekļi.

I. Ilgizturīgs papīrs

1. Papīra kvalitāti nosaka tā šķiedru sastāvs, izmantotās krāsvielas, pildvielas, līmvielas. Papīra sastāvs nosaka tā ķīmiskās un fiziskās īpašības. lūšanas pretestību, vecošanu, mitruma uzsūkšanas spēju utt. Būtiska ir papīra īpašību nemainība ilgstošā glabāšanas periodā - ilgizturība.

1.1. Kopš 1998. gada 11.decembra arī Latvijā ir reģistrēts standarts ilgizturīgam papīram - Latvijas standarts - Informācija un dokumentācija - Papīrs dokumentiem- Ilgizturības prasības (idt ISO 9706: 1994) LVS ISO 9706 : 1994. Standarts nosaka papīra pretestību oksidācijai, raušanas pretestību, sārma skaitli un pH lielumu.

1.2. Dokumentu, kas domāti pastāvīgai glabāšanai, sagatavošanai jāizvēlas papīrs, kas atbilst standartam - ISO 11108 : 1996 (E) Information and documentation - Archival paper -Requirements for permanence and durability. Papildus ISO 9706:1994 standartā minētajām īpašībām šis standarts nosaka prasības arī šķiedru sastāvam un papīra lūšanas pretestībai.
Papīra atbilstība standartam ir norādīta uz iepakojuma vai jāprasa pārdevējam rūpnīcas apstiprinājums par papīra kvalitāti.

II. Informācijas pierakstīšanas līdzekļi

2. Mūsdienās dokumentus raksta ar roku, rakstāmmašīnu vai arī tos sastāda datorā un izdrukā. Neskatoties uz to, ka dokumentu sastādīšanai izmanto datorus, liela nozīme arī rakstāmpiederumu izvēlei, jo dokumentus paraksta, vizē, izdara dažādas atzīmes rokrakstā. Dažādu ražotāju piedāvājumi ietver no visvienkāršākajām lodīšu pildspalvām līdz sarežģītiem rakstāmpiederumiem.
Biežāk sastopamās ir lodīšu pildspalvas, tintes pildspalvas, rolleri, gēla rolleri, flomastertipa pildspalvas.

2.1. Tradicionālās tintes ir mitruma nenoturīgas un atkarībā no krāsas arī gaismas nenoturīgas. Krāsu gaismas noturība samazinās šādā secībā:

melna > zila > sarkana > violeta > zaļa

Taču mūsdienās ir sastopamas arī arhīvdrošas tintes. Izvēloties tintes pildspalvas, vajadzētu pārliecināties, vai uz tām ir norāde, ka tinte ir mitruma, un gaismas noturīga (piem. warter-resistant, permanent ink, document- proof).

2.2. Arī rolleriem un gēlu rolleriem jābūt atzīmei par mitruma, gaismas un arī ķīmisko izturību.

Jau sen praksē galvenokārt ofisos lieto lodīšu pildspalvas, kurās izmanto lodīšu pastas. Lodīšu pildspalvas parasti ir ūdens izturīgas, gaismas izturība ir atkarīga no izvēlētās krāsas.

2.3. Folomāsteri (marķeri) var būt gan izteikti gaismas un mitruma nenoturīgi, gan ar labām ilgizturības īpašībām - ūdens, gaismas, termiski, ķīmiski izturīgi. Izvēloties flomāsterus, jāseko tam, lai uz tiem būtu atzīme par mitruma un gaismas noturību.

2.4. Dokumentu, kas domāti ilglaicīgai un pastāvīgai glabāšanai, parakstīšanai un sastādīšanai jāizvēlas pildspalvas, kas nodrošinātu raksta ilgizturību. Izdarot pirkumu vienmēr jāpārliecinās par tā kvalitāti - lodīšu pildspalvām vajadzētu atbilst ISO 12757-2 vai DIN 16554 prasībām, rolleriem ISO 14145-2 prasībām, un uz flomāsteriem obligāti jābūt atzīmei par mitruma un gaismas noturību. Nevajag kautrēties pārdevējiem prasīt, lai tie apliecina, ka prece ir kvalitatīva un atbilst arhīvu kvalitātei un ir domāta dokumentiem. Vajadzētu izvairīties no pildspalvām uz kurām nav izgatavotāja markas zīmes, šāda prece parasti ir nekvalitatīva.

2.5.Tuša ir viens no senākajiem informācijas pierakstīšanas līdzekļiem. Mūsdienās tušu galvenokārt izmanto rasējumos. Tušas ir gaismas un mitruma noturīgas.

3. Izmantojot darbā rakstāmmašīnas, jāatceras, ka mašīnraksts nonāk uz papīra ar lentes vai koppapīra palīdzību. Lente ir piesūcināta ar masu, ko veido krāsvielas, plastifikātors un sabiezinātājs. Koppapīra krāsojošais sastāvs ir krāsvielas (pigmenti) un saistvielas. Krāsainie teksti gaismā izbalē. Mašīnraksta kvalitāte ir atkarīga no lentes un kopējamā papīra kvalitātes. Kvalitatīva krāsu lente nodrošina labu burtu nospiedumu uz papīra, tā nedrīkst būt izžuvusi, veca, caurumaina, vienu lenti nedrīkst izmantot pārāk ilgi. Ilgstoši glabājot lenti, pat oriģināliesaiņojumā, tā izžūst un vairs nav izmantojam. Teksta kopijām, kas iegūtas ar koppapīru, ir vāja saistība ar papīru.

4. Aizvien plašāk dokumentu sastādīšanai izmanto datorizdrukas, to saglabāšanas iespējas ir atkarīgas no izmantotā printera.

4.1. Matricu printeriem svarīga ir drukājošā galviņa un adatu skaits tajā. Jo vairāk adatu, jo kvalitatīvāka būs druka. Parasti ir 9 vai 24 adatu printeri. Pamatprincips, ko izmanto adatu printeros līdzinās rakstāmmašīnas principam, jo simbolu iekrāsošana, tāpat kā rakstāmmašīnām, notiek, adatām izdarot sitienus pa speciālu kopējamo lenti. Prasības kopējamai lentei it tādas pašas, kā rakstāmmašīnas lentei.

4.2. Strūklas printeri jeb tintes printeri atveido rakstzīmju attēlus, uz papīra no kapilārām sprauslām izsmidzinot krāsvielas strūklu. Šo sprauslu skaits jaunākajiem strūklprinteriem var sasniegt 60, kas nodrošina augstu attēla izšķirtspēju. Jāatceras, ka tintes printeriem attēla noturība ir dažāda. Lielākā daļa tintes ir mitruma nenoturīgas.

4.3. Elektrostatiskie printeri, lai izveidotu zīmējumu (tekstu) uz papīra, izmanto elektriski pretēji uzlādētas krāsvielas (tonera) daļiņas. Pie šī tipa printeriem pieder, piem., lāzerprinteris, šķidro kristālu printeris un gaismas diožu printeris.

4.3.1.Lāzerprinteris informāciju uz papīra atveido ar lāzera stara palīdzību, izmantojot elektrostatiskās reprodukcijas tehnoloģiju. Lāzerprinteri nodrošina lielu drukāšanas ātrumu un augstu dokumentu noformēšanas kvalitāti.

4.3.2.Šķidro kristālu printeris ir elektrostatiskais printeris ar šķidrā kristāla paneli, caur kuru plūst gaisma. Atkarībā no elektriskās ierosmes pikseļi veido rakstzīmes, un caurplūstošā gaisma uz drukājamās virsmas rada elektrostatisku attēlu, kuru pēc tam nostiprina ar pretēji lādētām krāsvielas daļiņām.

4.3.3.Gaismas diožu printeris (LED printeris) darbojas līdzīgi lāzerprinterim, bet kurā kā gaismas avotu lāzera vietā izmanto gaismu emitējošas diodes.

4.4. Pastāvīgi glabājamo dokumentu sagatavošanā jāizmanto elektrostatiskie printeri.

5. Pēdējā laikā arvien vairāk dokumentu tiek nosūtīti pa faksu. To izdruku kvalitāte ir atkarīga no faksa aparāta un izmantotā papīra. Speciālais faksa papīrs galvenokārt ir zemas kvalitātes un skābs, arī uzdrukātajam tekstam ir vāja saistība ar papīru, tādēļ, lai saglabātu faksā esošo informāciju, tā ir jāpārkopē. Izņēmums protams ir jaunie lāzerfaksi un daudzoperāciju iekārtas, kas ir gan fakss, gan kopētājs, gan lāzerprinteris.

6. Dokumentu pavairošanai galvenokārt tiek izmantoti elektrostatiskie kopētāji. Šīs kopijas parasti ir gaismas un mitruma noturīgas, ja kopētāji ir pareizi uzstādīti un uzturēti.

7. Rakstāmmašīnām, printeriem, kopētājiem jāatbilst ISO 11798 prasībām, kas nosaka prasības ar šīm iekārtām iegūtajam attēlam un rakstam, t.i. tā krāsu noturību, gaismas noturību, mitruma noturību, nodilumizturību, karstumizturību un to kā šīs iekārtas ietekmē papīra mehānisko izturību.