EIROPAS PADOMES MINISTRU KOMITEJA
Ministru komitejas rekomendācijas dalībvalstīm No. R(2000) 13 par Eiropas politiku arhīvu pieejamībā
(pieņemtas 2000. gada 13. jūlijā Ministru komitejā 717. Ministru pilnvaroto sanāksmē)
Ministru komiteja, saskaņā ar Eiropas Padomes statūtu 15b. pantu,
Ievērojot, ka viens no Eiropas Padomes mērķiem ir veidot tās dalībvalstu ciešāku sadarbību un šo mērķi var sasniegt ar kopēju sadarbību kultūras jomā;
Ņemot vērā Cilvēka tiesību un pamatbrīvību aizsardzības konvenciju, īpaši tās 8. un 10. pantu, un Konvenciju par personu aizsardzību attiecībā uz personas datu automātisko apstrādi (1);
Ņemot vērā Ministru komitejas rekomendācijas dalībvalstīm (81) 19 par valsts varas iestādēs esošās informācijas pieejamību un Ministru komitejas rekomendācijas dalībvalstīm (91) 10 par publiskās iestādēs esošo personas datu izmantošanas iespēju trešajai personai;
Ievērojot, ka arhīvi veido nozīmīgu un neatņemamu kultūras daļu;
Ievērojot, ka tie garantē cilvēces atmiņas saglabāšanu;
Ņemot vērā sabiedrības pieaugošo interesi par vēsturi, institucionālās reformas, kādas patlaban notiek valstīs, kas nostājušās uz demokrātiskas attīstības ceļa, un ārkārtīgi plašās izmaiņas dokumentu radīšanas procesā;
Ievērojot, ka valsts nevar kļūt pilnībā demokrātiska, ja katram iedzīvotājam nebūs iespējams objektīvi izzināt tās vēstures notikumus;
Ņemot vērā arhīvu pieejamības problēmu komplicētību gan valsts, gan starptautiskā līmeni, kas izriet no pamatlikumu un normatīvo aktu dažādības, savstarpēji pretrunīgām prasībām pēc caurskatāmības un slepenības, privātuma aizsardzības un vēsturiskās informācijas pieejamības, par ko ir atšķirīgi sabiedrības priekšstati katrā valstī;
Apzinoties vēsturnieku vēlmi pētīt un pilsoniskās sabiedrības vēlmi labāk izprast vispārējo vēsturisko procesu komplicētību, īpaši 20. gadsimtā;
Apzinoties, ka labāka Eiropas nesenās vēstures izpratne var sekmēt konfliktu novēršanu;
Apzinoties arhīvu atvēršanas (atslepenošanas) jautājumu komplicētību, nepieciešama uz vispārējiem demokrātisko vērtību principiem balstītas Eiropas politikas pieņemšana arhīvu pieejamības jautājumos.
Dalībvalstu valdībām tiek rekomendēts veikt visu nepieciešamo, lai:
i. pieņemtu likumdošanu arhīvu pieejamībā atbilstoši rekomendācijā aprakstītajiem principiem vai sakārtotu esošo likumdošanu atbilstoši šiem principiem;
ii. izplatītu rekomendācijas pēc iespējas plašāk visām organizācijām un personām, uz kurām tās attiecas.
Pielikums rekomendācijām No. R(2000) 13
I Definīcijas
1. Šo rekomendāciju kontekstā:
a. vārdam "arhīvs" ir šādas nozīmes:
i. ja tas ir rakstīts ar mazo "a": dokumentu kopums neatkarīgi no datiem, formas vai nesēja, ko rada vai saņem fiziska vai juridiska persona savas darbības laikā un kas tiek nodots Arhīvam pastāvīgā glabāšanā; ja nav citādi formulēts, šīs rekomendācijas attiecas uz publiskiem arhīviem, t.i., tādiem, ko veido oficiālas valsts varas iestādes;
ii. ja tas ir rakstīts ar lielo "A": valsts institūcija, kas atbild par arhīvu saglabāšanu;
b. vārdam "pieejamība" ir šādas nozīmes:
i. funkcija attiecībā uz Arhīviem - padarīt izmantotājiem pieejamus to pārziņā esošos krājumus;
ii. šīs funkcijas izpildīšana
c. "arhīvu pieejamība" nozīmē iespēju izmantot arhīvu dokumentus atbilstoši valsts likumdošanai. Pieejamība šādā izpratnē neattiecas uz dokumentu izmantošanu blakusproduktu iegūšanai, ko regulē speciālas vienošanās;
d. "izmantotājs" nozīmē jebkuru personu, kas strādā arhīvos, izņemot Arhīvu personālu;
e. "aizsargājamie personas dati" nozīmē jebkuru informāciju par identificētu vai identificējamu personu (datu subjektu), kas saskaņā ar likumu, noteikumiem vai tiesas spriedumu nevar tikt izmantota, neriskējot pārkāpt personas intereses.
II Likumdošana un noteikumi
2. Eiropas valstīs atbildība par arhīvu pieejamības vispārējo principu ieviešanu ir balstīta uz likumdošanu, tādējādi šis jautājums jānosaka parlamentā pieņemtam likumam. Praktiskās darbības regulēšana var tikt sadalīta starp likumiem un reglamentējošiem noteikumiem atkarībā no katras valsts likumdošanas.
3. Likumi un noteikumi par publisko arhīvu pieejamību jākoordinē un jāsaskaņo ar likumiem līdzīgās jomās, galvenokārt tiem, kas attiecas uz valsts iestādēm un datu aizsardzību.
4. Likumā noteiktajiem publisko arhīvu pieejamības kritērijiem jāattiecas uz arhīviem visā valsts teritorijā, neatkarīgi no konkrēto Arhīvu atbildības par to saglabāšanu.
III Pieejamības nodrošināšana publiskajos arhīvos
5. Pieejamība publiskajiem arhīviem ir tiesības. Politiskā sistēmā, kas atbalsta demokrātiskas vērtības, šīm tiesībām jāattiecas uz visiem izmantotājiem neatkarīgi no to nacionalitātes, ieņemamā amata vai veicamās funkcijas.
6. Arhīvu pieejamības nodrošināšana ietilpst publisko arhīvu pakalpojumu sniegšanas funkcijās, par kurām kā tādām maksa nevar tikt iekasēta.
7. Likumdošanai ir jānosaka:
a. vai nu publisko arhīvu vispārēja pieejamība bez noteiktiem ierobežojumiem; vai
b. vispārējs slēgtības (closure) periods
7.1. Šo vispārējo likumu izņēmumi, kas nepieciešami demokrātiskai valstij, var tikt, ja nepieciešams, pieņemti, lai aizsargātu:
a. svarīgas, aizsardzības vērtas sabiedrības intereses (tādas kā nacionālā drošība, ārpolitika, sabiedriskās kārtība);
b. privātpersonas no to privātās dzīves neaizskaramības pārkāpšanas.
7.2. Visiem izņēmumiem vispārējā slēgtības periodā, to saīsinot vai palielinot, jābūt likumdošanā noteiktam pamatojumam. Atbildīgas par jebkuru slēgtību vai tās maiņu ir institūcijas, kurās dokumenti radīti, vai to uzraudzības iestādes, izņemot, ja valsts likumdošanā noteikta atbildība konkrētam Arhīvam. Jebkurā papildus slēgtībā pēc noteiktā perioda jānosaka konkrēts termiņš, pēc kura šie dokumenti tiks atvērti.
8. Uzziņu sistēmai jāaptver viss arhīvs un nepieciešamības gadījumā jāsatur atsauces uz lietām, kuras nav iekļautas aprakstā. Pat ja uzziņu materiālos ietilpst informācija par slēgtu dokumentu eksistenci, šiem uzziņu materiāliem jābūt praktiski pieejamiem (ciktāl tie paši nesatur ar likumdošanu aizsargātu informāciju), tādējādi dodot iespēju izmantotājam pieprasīt speciālu atļauju.
9. Esošajiem likumiem jānodrošina iespēja attiecīgās institūcijās pieprasīt speciālas atļaujas piekļūšanai dokumentiem, kas nav pilnībā pieejami. Speciālās atļaujas jāizsniedz uz vienādiem noteikumiem visiem izmantotājiem, kas tās pieprasa.
10. Ja pieprasītie arhīvi nav pieejami saskaņā ar 7.1. punktā uzrādītajiem iemesliem, var tikt piešķirtas speciālas atļaujas izmantot informācijas fragmentus jeb daļēji aizsegtu informāciju. Lietotāji jāinformē, ka pieejamība informācijai būs tikai daļēja.
11. Jebkurš pieejamības atteikums vai speciālās atļaujas neizsniegšana jāpamato rakstiski, un personai, kas to pieprasījusi, jābūt iespējai pārsūdzēt negatīvo lēmumu, nobeigumā griežoties tiesā.
IV Pieejamība privātiem arhīviem
12. Cik vien iespējams, mutatis mutandis (2) jācenšas padarīt pieejamības principus privātajos arhīvos līdzīgus publisko arhīvu pieejamības nosacījumiem.
(1) Latvijā šīs konvencijas ir spēkā, pamatojoties uz attiecīgiem likumiem:
- LR likums "Par 1950. gada 4. novembra Eiropas Cilvēka tiesību un pamatbrīvību aizsardzības konvenciju un tās 1.,2.,4.,7. un 11. protokolu", 13.06.1997. // Latvijas Vēstnesis. - 1997. - Nr. 143
- LR likums "Par Eiropas Padomes Konvenciju par personu aizsardzību attiecībā uz personas datu automātisko apstrādi", 12.04.2001. // Latvijas Vēstnesis. - 2001. - Nr. 59
(2) izdarot vajadzīgos grozījumus (lat.val.)