1. Noteikumi nosaka kārtību, kādā publiskos dokumentus pārvērš elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē, pārvēršanas tehniskās prasības, kā arī kārtību, kādā glabā iegūtos dokumentus un iznīcina publiskos dokumentus, kuri pārvērsti elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē (turpmāk - pārvērstie publiskie dokumenti).
2. Noteikumos lietoti šādi termini:
2.1. digitālais objekts - elektroniski radīti dati, kas satur publiskā dokumenta informāciju;
2.2. kontrolsumma (jaucējsumma) - unikālu simbolu virkne, kas nodrošina integritātes pārbaudi;
2.3. nodalīts segments - datori, serveru iekārtas, informācijas nesēji, datu pārraides tīkli, kuri ir fiziski vai loģiski (programmatūra, ugunsmūri vai datu pārraides tīklu iekārtu uzstādījumi) nodalīti no pārējiem tehniskajiem līdzekļiem, vienlaikus izmantojot vismaz divus atšķirīgus informācijas šifrēšanas algoritmus (piemēram, AES256, Serpent vai Twofish);
2.4. oriģināla forma - publiskā dokumenta sākotnējais attēlojums pirms pārvēršanas elektroniskā formā;
2.5. pakotne - elektroniski veidota mape, kas paredzēta digitālo objektu, metadatu, kontrolsummu un iegūtā dokumenta ievietošanai;
2.6. pārvēršanas tehniskie līdzekļi - līdzekļi, ko izmanto publiskā dokumenta pārvēršanas procesā, piemēram, darbstacijas, serveru iekārtas, informācijas nesēji, datu pārraides tīkli.
2. Publiskā dokumenta pārvēršanas process un tehniskās prasības
2.1. Publiskā dokumenta pārvēršanas process
3. Publiskā dokumenta pārvēršanu elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē (turpmāk - pārvēršanas process) īsteno Latvijas Nacionālais arhīvs (turpmāk - arhīvs) vai institūcijas Arhīvu likuma izpratnē.
5. Šo noteikumu 4.punktā minētos pārvēršanas posmus dokumentē, norādot šo noteikumu 1.pielikumā minētos metadatus.
2.2. Publiskā dokumenta sagatavošana pārvēršanai
6. Pirms publisko dokumentu pārvēršanas institūcija saskaņo ar arhīvu iznīcināšanai paredzētos dokumentus, iesniedzot to aprakstu vai aprakstu izrakstus, kuros norādītas iznīcināšanai paredzētās dokumentu lietas. Ja dokumenti nav aprakstīti, institūcija iesniedz par dokumentu šādu informāciju:
7.1. katra dokumenta esību institūcijas uzziņu sistēmā;
7.2. katra dokumenta oriģināla formas piemērotību tā pārvēršanai elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē;
7.3. pārvēršanas procesa metodes piemērotību attiecīgajam publiskā dokumenta veidam un tā specifiskajām īpatnībām, ievērojot šo noteikumu 2.pielikumā minētās prasības;
8.1. publiskā dokumenta specifiskās īpatnības liedz tā satura identificēšanu (piemēram, krāsa, tonis, asums, bojājumi);
8.2. nav pieejama pārvēršanas metode atbilstoši šo noteikumu 2.pielikumā minētajām prasībām.
9. Publiskā dokumenta pārvēršanai izveido pakotni.
10. Pakotnei pievieno metadatus saskaņā ar šo noteikumu 1.pielikuma 1. un 2.punktu un pārbauda, vai tie ir pilnīgi un negrozīti. Ja šo noteikumu 1.pielikuma 1.punktā norādītie metadati atrodas papīra dokumentu reģistrācijas žurnālos, tos var pārvērst elektroniskā formā un katrā pakotnē ievietot norādi uz papīra dokumenta reģistrācijas žurnālu.
11. Pēc datņu ievietošanas pakotnē to saglabā vismaz divos nodalītos segmentos.
2.3. Digitālā objekta izveide
12. Uzsākot digitālā objekta izveidi, pārbauda pārvēršanas tehniskos līdzekļus un pārliecinās, ka:
12.1. pārvēršanas tehniskie līdzekļi pārvēršanas procesā nodrošina publiskiem dokumentiem ar ilgstošu glabāšanas termiņu un pastāvīgi glabājamiem publiskiem dokumentiem digitālā objekta, metadatu un kontrolsummas rezerves kopiju saglabāšanu dažādos nodalītos segmentos;
12.2. pārvēršanas tehnisko līdzekļu ekspluatācijas, apkopes un atbilstības pārbaudes veiktas un dokumentētas atbilstoši ražotāja noteiktai specifikācijai un termiņiem, bet ne retāk kā reizi divos gados.
13. Digitālo objektu veido, izmantojot atbilstošajam dokumenta veidam izvēlēto pārvēršanas metodi un fiksējot digitālā objekta veidošanas procesa identificējošos metadatus saskaņā ar šo noteikumu 1.pielikuma 3.punktu.
14. Katram digitālam objektam:
14.1. izveido kontrolsummas, izmantojot vismaz divus atšķirīgus kontrolsummu veidošanas algoritmus (piemēram, SHA2, CRC32 ar atslēgas garumu ne mazāku kā 32 biti);
14.2. nosaka lietotāju piekļuves tiesības;
14.3. paredz papildu drošības metožu izmantošanu, ja attiecīgās drošības metodes atbilst saskaņā ar šo noteikumu 2.pielikumu izvēlētajam formātam (piemēram, JPEG 2000 (JPSEC) formātu);
14.4. uzstāda un saglabā automātisku sistēmas datuma un laika (ar precizitāti līdz 1 sekundei) pievienošanu;
14.5. pievieno šo noteikumu 13.punktā minētos metadatus.
15. Pārvēršanas procesā digitālo objektu aizliegts neatgriezeniski mainīt vai koriģēt. Pieļaujamas tikai atgriezeniskas izmaiņas (piemēram, orientācijas maiņa un kontrasta palielināšana dziestoša teksta salasāmībai), nodrošinot iespēju atgriezt digitālo objektu oriģināla formā pēc pārvēršanas procesa pabeigšanas.
16. Digitālais objekts ir pilnīgs un negrozīts, ja ir iespējams identificēt publisko dokumentu pēc digitālā objekta satura un struktūras un ir pievienoti šo noteikumu 1.pielikuma 3.punktā minētie metadati.
17. Ja digitālais objekts neatbilst šo noteikumu 16.punktā minētajām prasībām, tā veidošanu sāk no jauna atbilstoši šo noteikumu 12., 13., 14., 15. un 16.punktam.
2.4. Dokumenta izveide glabāšanai elektroniskā formā
18. Lai izveidotu dokumentu glabāšanai elektroniskā formā, pakotnei pievieno digitālo objektu, kontrolsummas un šo noteikumu 1.pielikuma 4.punktā minētos metadatus (turpmāk - iegūts dokuments).
19. Pakotnei ir nodrošināta integritāte, ja tā atbilst šo noteikumu 10. un 16.punktā minētajām prasībām.
3. Iegūto dokumentu glabāšana un pārvērsto publisko dokumentuiznīcināšana
20. Iegūtos dokumentus glabā šo noteikumu 2.pielikumā minētajos formātos un saskaņā ar normatīvajos aktos par elektronisko dokumentu glabāšanu minētajām prasībām.
21. Pirms pārvērsto publisko dokumentu iznīcināšanas institūcija iesniedz arhīvā saskaņošanai dokumentu iznīcināšanas aktu un sarakstu xml vai txt formātā. Sarakstā iekļauj iegūto dokumentu datņu nosaukumus, kontrolsummas un datņu uzskaites numurus vai uzziņu kodus uzziņu sistēmā.
22. Arhīvs pārbauda iegūto dokumentu un pārvēršanas procesa atbilstību šiem noteikumiem un Arhīvu likuma 9.panta pirmās daļas noteikumiem un saskaņo dokumentu iznīcināšanas aktu vai pieņem lēmumu atteikt saskaņojumu.
23. Pārvērstos uz laiku glabājamos publiskos dokumentus (ar ilgstošu glabāšanas termiņu) un pārvērstos pastāvīgi glabājamos publiskos dokumentus iznīcina pēc iegūto dokumentu aprakstīšanas.
24. Ja iznīcina aprakstīto dokumentu lietu, kas pārvērsta elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē, aprakstā izdara atzīmi, norādot atsauci uz iegūtā dokumenta uzziņu kodu. Apraksta kopsavilkumā norāda iznīcinātās lietas numuru.
4. Noslēguma jautājumi
25. Publiskos dokumentus, kas pārvērsti elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē pirms šo noteikumu spēkā stāšanās, atzīst par iegūtiem dokumentiem, ja to pārvēršanas process veikts saskaņā ar Arhīvu likuma 9.panta pirmās daļas noteikumiem.
26. Noteikumi stājas spēkā 2012.gada 1.jūlijā.
Ministru prezidents V.Dombrovskis
Kultūras ministre Ž.Jaunzeme-Grende
1.pielikums Ministru kabineta 2012.gada 28.februāra noteikumiem Nr.143
Metadati publisko dokumentu pārvēršanai elektroniskā formā un glabāšanai elektroniskā vidē
Nr. p.k.
Metadatu elementu nosaukums
Metadatu elementu skaidrojums
Prasība
Datu tips
Attiecināmais apraksta līmenis
Piemēri
1.
Posmā - publiskā dokumenta sagatavošana pārvēršanai - norāda šādus metadatus:
1.1.
institūcijas nosaukums
institūcijas pilns oficiālais nosaukums bez saīsinājuma
publiskā dokumenta pārvēršanas laikā identificētā informācija, kas neietilpst šā pielikuma 2.1., 2.2. un 2.3.apakšpunktā minētajos metadatos
nav obligāts
simbolu virkne*
dokumenta
izliets brūns šķidrums uz 4.lapas, saplēsts dokuments
3.
Digitālā objekta izveides posmā norāda šādus metadatus:
3.1.
par pārvēršanas procesu atbildīgā persona vai amatpersona
personas vārds, uzvārds
obligāts
simbolu virkne*
dokumenta
Jānis Bērziņš, IT daļas vadītājs
3.2.
lietotāja piekļuves tiesības
lietotāja vārds, uzvārds, kam ir pieejas tiesības digitālajam objektam ar datu papildināšanas iespējām
obligāts
simbolu virkne*
lietas, dokumenta
Jānis Kalniņš, IT speciālists
3.3.
pārvēršanas iekārtas tips
iekārtas tips, ar kuru nodrošina dokumentu pārvēršanu elektroniskā formā
obligāts
simbolu virkne*
dokumenta
digitālā kamera, filmu skeneris, plakanvirsmas skeneris, mikrofilmu/mikrofišu skeneris
3.4.
pārvēršanas iekārtas nosaukums
tās iekārtas nosaukums atbilstoši ražotāja dokumentācijai, ar kuru nodrošina dokumentu pārvēršanu elektroniskā formā
obligāts
simbolu virkne*
dokumenta
ScanMaker 1000XL, Plustek 7300
3.5.
pārvēršanas iekārtas programmatūras versija
tās iekārtas programmatūras versija atbilstoši ražotāja dokumentācijai, ar kuru nodrošina dokumentu pārvēršanu elektroniskā formā
obligāts
simbolu virkne*
dokumenta
SilverFast MicrotekSDK (Vers. 6.6.2r2),
Plustek ScanPlus Power 6000
3.6.
pārvēršanas iekārtas pēdējās pārbaudes datums
tās iekārtas darbības pēdējās veiksmīgās pārbaudes datums formātā dd.mm.gggg. atbilstoši ražotāja specifikācijai, ar kuru nodrošina dokumentu pārvēršanu elektroniskā formā
obligāts
datums
dokumenta
31.12.2012.
3.7.
operētājsistēma
programmu komplekss, kas vada datu organizēšanu un programmu izpildi datorā, nodrošina aparatūras un programmatūras kopdarbību, resursu racionālu izmantošanu, kā arī sadarbību ar lietotāju
obligāts
simbolu virkne*
dokumenta
MS Windows 7, MS Windows XP Service Pack 3
3.8.
lietojumprogrammas nosaukums
programmas nosaukums, ar kuru nodrošina dokumentu pārvēršanu elektroniskā formā
obligāts
simbolu virkne*
dokumenta
Adobe PhotoShop CorelDraw
3.9.
lietojumprogrammas versija
lietojumprogrammas laidiena variants, ar kuru nodrošina dokumentu pārvēršanu elektroniskā formā
obligāts
simbolu virkne*
dokumenta
Adobe CS5, Corel Graphic
Suite X5
3.10.
pārvēršamā digitālā objekta formāts
sākotnējais digitālā objekta datnes formāts, kas iegūts, pārvēršot dokumentus elektroniskā formā. No sākotnējās datnes var tikt iegūts cits datnes formāts, lai nodrošinātu dokumentu glabāšanu un izguvi
obligāts
simbolu virkne*
dokumenta
tiff, ogg, jpg2000
3.11.
pārvēršamā digitālā objekta formāta versija
pārvēršamā digitālā objekta formāta standarta laidiena versija
obligāts
simbolu virkne*
dokumenta
TIFF 6.0, JPEG2000, PDF 2.0
3.12.
glabājamā digitālā objekta formāts
digitālā objekta formāts, kurā saglabā digitālo objektu
obligāts
simbolu virkne*
dokumenta
tiff, ogg, jpg2000
3.13.
glabājamā digitālā objekta formāta versija
glabājamā digitālā objekta formāta standarta laidiena versija
obligāts
simbolu virkne*
dokumenta
TIFF 6.0, JPEG2000, PDF 2.0
3.14.
pārvēršanas tehniskie līdzekļi
publiskā dokumenta pārvēršanas procesā izmantojamās darbstacijas, serveru iekārtas, informācijas nesēji, datu pārraides tīkli
Ierakstīšana - kustīgu attēlu un skaņas signālu pārvēršana - tveršana
35 mm,
16 mm,
8 mm projektori/ VHS magnetofoni/ digitālās videokameras
DV (Digital Video)
Videoplūsmai: izšķirtspēja - 720 x 576 punkti, krāsu sistēma - PAL, kadru skaits sekundē - 25, datu pārraides ātrums - 25 Mbit/s
Audioplūsmai: formāts - PCM WAVE, kodēšanas solis - 16 biti, izvēršanas frekvence - 48 kHz, kanālu skaits - 2 (Stereo)
DV (Digital Video)
Videoplūsmai: izšķirtspēja - 720 x 576 punkti, krāsu sistēma - PAL, kadru skaits sekundē - 25, datu pārraides ātrums - 25 Mbit/s
Audioplūsmai: formāts - PCM WAVE, kodēšanas solis - 16 biti, izvēršanas frekvence - 48 kHz, kanālu skaits - 2 (Stereo)
5.2.
35 mm, 16 mm, 8 mm kinolentes, VHS, Hi8, Betamax
Ierakstīšana - kustīgu attēlu un skaņas signālu pārvēršana - tveršana
35 mm,
16 mm,
8 mm projektori/ VHS magnetofoni/ digitālās videokameras
MPEG
(Layer-4) (Moving Pictures Experts Group)
Videoplūsmai: izšķirtspēja - 720 x 576 punkti, krāsu sistēma - PAL kadru skaits sekundē - 25, datu pārraides ātrums ≥ 4 Mbit/s
Audioplūsmai: formāts - Mpeg Layer 1/2, kodēšanas solis - 16 biti, izvēršanas frekvence - 48 kHz, kanālu skaits - 2 (Stereo), datu pārraides ātrums ≥ 192 Kbit/s
MPEG (Layer-4) (Moving Pictures Experts Group)
Videoplūsmai: izšķirtspēja - 720 x 576 punkti, krāsu sistēma - PAL, kadru skaits sekundē - 25, datu pārraides ātrums ≥ 4 Mbit/s
Audioplūsmai: formāts - Mpeg Layer 1/2, kodēšanas solis - 16 biti, izvēršanas frekvence - 48 kHz, kanālu skaits - 2 (Stereo), datu pārraides ātrums ≥ 192 Kbit/s
5.3.
IMAX, 70 mm, 35 mm, 16 mm kinolentes
Ierakstīšana - kustīgu attēlu un skaņas signālu pārvēršana - tveršana
IMAX, 70 mm, 35 mm,
16 mm projektori/ digitālās kinokameras
Motion JPEG 2000
Videoplūsmai: Izšķirtspēja ≥ 2 K (2048 x 1080) punkti Krāsu sistēma - PAL/NTSC Kadru skaits sekundē - no 24 līdz 48
Audioplūsmai: formāts - (*.bwf) (Broadcast Wave), kodēšanas solis 24 biti, izvēršanas frekvence - no 48 līdz 96 kHz Stereo, kanālu skaits - 2 (Stereo), datu pārraides ātrums ≥ 128 Kbit/s
Motion JPEG 2000
Videoplūsmai: izšķirtspēja ≥ 2 K (2048 x 1080) punkti Krāsu sistēma - PAL/NTSC Kadru skaits sekundē - no 24 līdz 48
Audioplūsmai: formāts - (*.bwf) (Broadcast Wave), kodēšanas solis - 24 biti, izvēršanas frekvence - no 48 līdz 96 kHz Stereo, kanālu skaits - 2 (Stereo), datu pārraides ātrums ≥ 128 Kbit/s
Piezīme. * Mpix/A4 - miljons pikseļu (attēla elementu) uz A4 (ISO 216) formāta laukuma vienību.