LIEPĀJA. Kopš padomju laikā tapušajiem dokumentiem noņemta slepenības zīme, Liepājas Zonālajā valsts arhīvā (ZVA) tiem var piekļūt jebkurš interesents. Tomēr joprojām ir saglabājušies dokumenti, kuriem ir ierobežota pieejamība, piemēram, adopcijas lietām, pastāsta direktore Gunta Drēziņa. Pagājušonedēļ ekskursijā ZVA bija Liepājas rajona pašvaldību arhivāri, un viņiem pievienojās arī “Kursas Laiks”.
Dokumentiem slepenības zīme noņemta, tomēr tas nenozīmē, ka par tiem būtu liela interese, stāsta arhīva direktore. “Patiesībā slepenās lietas bija smieklīgas. Armijas virsniekam piešķir dzīvokli, un tā skaitījās slepena informācija. Tāpat slepens bija viss, kas saistīts ar baznīcu un ticību, pat ja uz to attiecas tikai dažas rindiņas no dokumenta satura,” uzskaita G. Drēziņa. Slepenu lietu Liepājas arhīvā vairs neesot. Taču ir dokumenti, kuru saturs visiem netiek izpausts, lietas, kurām noteikta ierobežota pieejamība. Likums nosaka, ka noslēpums ir adopcijas lietu saturs, tāpat ierobežota pieejamība ir lietām, kuras ietver personas datus – tas attiecas un notāru dokumentiem, testamentiem un citām lietām, kur redzams personas kods.
Palīdz atrast pazudušās dienas
Ar visiem arhīva rīcībā esošajiem dokumentiem, ja vien to pieejamība nav ierobežota saskaņā ar likumu, ikviens interesents var iepazīties lasītavā. Tomēr visbiežāk iedzīvotāji izmantojot nevis lasītavu, bet gan lūdzot sagatavot izziņas, dokumentu kopijas un izrakstus.
Kaut arī darba grāmatiņas zaudējušas nozīmi un pašlaik šī uzskaite tiek veikta datorizēti, izziņas par darba stāžu tiekot pieprasītas arvien vairāk.
“Savulaik izziņas daudz izsniegtas represētajiem cilvēkiem, lai viņi varētu saņemt kompensācijas, sniegtas izziņas par atņemto mantu, par īpašumtiesību pierādīšanu un izziņas par darba stāžu. Kā par brīnumu, arvien vairāk pieprasa izziņas par darba stāžu. Valstī mainās likumdošana, un cilvēkiem ir ļoti svarīga katra nostrādātā diena,” stāsta G. Drēziņa. “Cilvēkiem tagad ir svarīgi, lai darba stāžs būtu 30 gadu. Tādēļ kāds atceras, ka jaunībā kādā iestādē ir strādājis, un tagad meklē tam pierādījumus. Atnāk sieviete un saka, ka viņai darba stāžā līdz 30 gadiem pietrūkst 15 dienu, – citiem ir pielikums pie pensijas, viņai nē. Mēs meklējam un līdzam, kā varam. Galvenokārt arī palīdzam, jo reti gadās, ka pavisam nav dokumentu. Grūtāk ir, ja cilvēks neatceras, vai viņš strādājis piecdesmitajos vai septiņdesmitajos gados, ir arī tādi kuriozi. Ja mūžā nomainītas 30 darba vietas, protams, ka neatceras ne uzņēmumu nosaukumus, ne gadus. Tad ir ļoti grūti palīdzēt.
Arhīvā jau nav vienveidīga informācija, kas būtu ietverta datora datu bāzē. Mums informācija ir ļoti dažāda, un līdz ar to viss ir jāpārmeklē, jāšķirsta. Jāpārzina padomju laika rīkojumu pieņemšanas kārtību, lai zinātu, kur informācija atrodama. Dažkārt nezinām, vai par meklējamo lietu lēmumu pieņēma ciema padome, vai augstāk stāvoša organizācija. Oficiālais dokumetu sagatavošanas termiņš ir mēnesis, bet mēs parasti tiekam galā nedēļas laikā.”
Dokumenti bez juridiska spēka
Tā kā šodien topošos rīkojumus, pavēles un citus dokumentus pēc daudziem gadiem izmantos nākamās paaudzes, ir svarīgi tos pareizi noformēt, norāda arhīva direktore. “It kā vienkārša tiesas lieta. Bet tā ir iešūta nepareizi – ar visu maliņu. Mēs prasām atstāt trīs centimetrus no maliņas, lai varētu dokumentu praktiski izmantot. Tagad, lai nokopētu materiālu, viss jāārda ārā. Ja lieta ir plānos vākos, to var izdarīt. Bet gadās biezas mapes, un tad tas ir ļoti sarežģīti. Tad nākas visu izārdīt un šūt no jauna.
Esam saņēmuši pašvaldību lēmumus par svarīgiem jautājumiem, bet priekšnieka paraksta zem tiem nav. Tātad dokumentam nav juridiska spēka. Diezin vai priekšnieks tagad gribēs parakstīt 14 gadus vecu dokumentu.”
Un vēl kāds kuriozs. “Uz dokumenta norādīts datums – 1992. augusts. Bet uz veidlapas – Latvijas PSRS! Un tādu dokumentu ir daudz,” zināms arhīva direktorei. “Acīmredzot veidlapas bija sadrukātas lielā skaitā, bet jaunas nebija izdotas, tādēļ tika izmantotas vecās. Bet ja tagad kādam kaut ko vajadzētu apstrīdēt, tas būtu iespējams, jo dokumentam nav juridiska spēka. Ja ir strīdus jautājums, tad visas detaļas ir svarīgas,” uz bieži sastopamajām kļūdām norāda G. Drēziņa.
Izmanto speciālu papīru
“Grūtības dažkārt sagādā arī teksta izdzišana. Piemēram, Liepājas pilsētas Domes lēmumi 1992. gadā jāskatās ļoti rūpīgi, lai vispār kaut ko saredzētu, – gandrīz vai balta lapa. Tas tādēļ, ka dokuments drukāts ar adatu printeri. Vienīgi jācer, ka neizdzisīs tālāk,” norāda G. Drēziņa. Dokumenti bojājās arī no biežas lietošanas. Piemēram, bieži tiek izmantota tiesu spriedumu alfabēta grāmata, un tās lapas ir līmētas un nodrupušas. “Rīgā ir restaurācijas laboratorija – “pieaudzē” klāt papīru, un izskatās kā jauns. Tam gan vairs nav klāt “vēstures garšas”, bet lietošanai tā ir ērtāk,” dokumentu glābšanas iespējas raksturo arhīva direktore.
Lai arhīvam nodotie dokumenti ilgāk būtu “svaigi”, to glabāšanā ir vairāki knifi. Arhīva dokumentiem izmanto speciālu papīru – tas ir biezs, bet galvenais ir papīra sastāvs, tam ir mazs skābums. Tas nodrošina papīra saglabāšanu ilgstošā laika posmā. Atsūtītos un sašķirotos dokumentus uzglabā kartona kastītēs ar pazeminātu skābumu.
“Kastītēs dokumentus uzglabā, lai tos noslēptu no saules stariem, putekļiem, no apkārtējās vides iedarbības. Telpās, kurās uzglabā dokumentus, tiek mērīta temperatūra un arī gaisa mitrums. Optimālā temperatūra ir no 14 līdz 20 grādiem, bet gaisa mitrums – no 40 līdz 60 procentiem. Dokumentiem visvairāk nepatīk mitrums. Vēlams nemainīgs gaiss, vislabāk noslēgta telpa bez logiem, kur vieglāk uzturēt vienmērīgu temperatūru un mitrumu,” uzglabāšanas noslēpumus izpauž G. Drēziņa.
Nevērtīgo iznīcina
Liepājas ZVA glabā unikālas rakstiskas liecības par Liepājas rajona un pilsētas, kā arī Kuldīgas rajona valsts un pašvaldību iestāžu, uzņēmumu un organizāciju darbību laikā no 1945. gada līdz mūsdienām.
Apriņķos, ciema padomēs, kolhozos, rūpnīcās, skolās ostās un citās iestādēs tapušie rīkojumi, pavēles un citi dokumenti nonākuši arhīvā pastāvīgā glabāšanā. Savukārt nenozīmīgie dokumenti tiekot iznīcināti. Viens no īsākajiem uzglabāšanas termiņiem ir darbinieku atvaļinājuma grafikiem. Tos eksperti novērtējuši kā vēsturiski nenozīmīgus, ko jau pēc gada drīkst iznīcināt. Tomēr, pirms iestāde dokumentu iznīcina, par to tiek rakstīta atskaite arhīvam, un tikai tad to drīkst iznīcināt.
“Pagājuši piecpadsmit gadi, kopš pieņemts likums par arhīviem. Šis likums ir viens no pirmajiem, kas pieņemts pēc Latvijas neatkarības atjaunošanas, un likumā ir ietverts sekojošs punkts : ja iestādi likvidē vai privatizē, tad dokumenti jānodod glabāšanā valstij. Ja šāda likuma punkta nebūtu, tad diez vai mūsu arhīvs būtu tik bagāts ar dokumentiem un diezin vai cilvēki varētu saņemt nepieciešamās izziņas. Visas lielās rūpnīcas ir privatizētas, visas paju sabiedrības likvidētas, dažādos laika posmos apvienojušās pašvaldības, un līdz ar to ir daudz dokumentu. Aizvadītajos neatkarības gados pieņemto dokumentu ir ļoti daudz – aptuveni pusmiljons lietu,” atklāj G. Drēziņa.
Centralizācija notiek visur
Pašlaik Liepājas ZVA uzraudzībā atrodas 373 iestādes.
“Pārziņā esošo iestāžu skaits samazinās, jo notiek lielā centralizācija:
firma Liepājā strādā, bet tai šeit vairs nav ne grāmatvedības, ne personāldaļas. Tāpat ir notikusi arī arhīvu centralizācija. Tie dažādos posmos savienoti un apvienoti. Liepājas Zonālais valsts arhīvs izveidots 1991. gadā. Kas notiks ar arhīviem, kad stāsies spēkā elektroniskie dokumenti, nevar zināt, tas vēl nav nevienam skaidrs. Pašlaik tikai kinofonodokumentu arhīvā ir izveidota glabātava elektronisko dokumentu glabāšanai,” arhīvu nākotni vērtē G. Drēziņa.