Raksturīgākās neatbilstības normatīvo aktu prasībām institūciju dokumentu un arhīvu pārvaldībā 2014. gadā

2014. gadā Latvijas Nacionālā arhīva (LNA) Arhīvu inspekcija veica 385 institūciju / struktūrvienību pārbaudes par dokumentu un arhīvu pārvaldības kārtības nodrošināšanu, tai skaitā: 374 pamata pārbaudes, 3 tematiskās pārbaudes un 8 norādījumu izpildes kontroles pārbaudes.

No pārbaudītajām institūcijām normatīvajos aktos noteiktās dokumentu un arhīva pārvaldības prasības tiek ievērotas 30 (8%) institūcijās / struktūrvienībās: Izglītības un zinātnes ministrijā, Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldes Alūksnes, Aizkraukles, Ogres, Rēzeknes un Valmieras nodaļās, Alūksnes novada Zeltiņu pagasta pārvaldē, Barkavas pansionātā, Brenguļu sākumskolā, Daugavpils novada dzimtsarakstu nodaļā, Preiļu novada bāriņtiesā, Rēzeknes novada Ozolaines un Gaigalavas bāriņtiesās, Kārsavas novada bāriņtiesās, Mazsalacas un Salacgrīvas novadu bāriņtiesās, Valmieras bāriņtiesā, Vaidavas internātpamatskolā, Valsts sociālās apdrošināšanas aģentūras Valmieras reģionālajā nodaļā, Rīgas Mūzikas vidusskolā, Rīgas 53.vidusskolā, Rīgas Ukraiņu vidusskolā, Rīgas Lietuviešu vidusskolā, Rīgas Zolitūdes ģimnāzijā, Rīgas 1.medicīnas koledžā, Rīgas Tehniskajā koledžā, Jankas Kupalas Rīgas Baltkrievu pamatskolā, Latvijas Universitātes P.Stradiņa medicīnas koledžā, SIA „Dzintaru koncertzāle” un Valsts izglītības attīstības aģentūrā.

Biežāk konstatētās neatbilstības normatīvo aktu prasībām:

• Dokumentu pārvaldības perioda sākumā nav uzskaitītas vai nepilnīgi uzskaitītas iepriekšējā dokumentu pārvaldības periodā izveidotās, neizveidotās un nākamajā dokumentu pārvaldības periodā turpināmās lietas (konstatēts 48% no pārbaudītajām institūcijām)

Lai gan situācija ilgstošā laika periodā ir uzlabojusies, šī normatīvo aktu prasība joprojām tiek ignorēta īpaši bieži – gandrīz katrā otrajā pārbaudītajā institūcijā.

Normatīvie akti nenosaka precīzi kādā veidā un kurā dokumentā iepriekšējā dokumentu pārvaldības periodā izveidotās, neizveidotās un nākamajā dokumentu pārvaldības periodā turpināmās lietas ir uzskaitāmas. Institūcijas var izvēlēties uzskaiti veikt, aizpildot lietu nomenklatūras piezīmju aili, vai arī – izstrādāt atsevišķu dokumentu. Normatīvo aktu prasības jēga ir konstatēt, kādas lietas dokumentu pārvaldības perioda laikā institūcijā ir izveidojušās, pabeigtas, tiek turpinātas nākamajā periodā vai vispār nav izveidojušās.

Neuzskaitot katra dokumentu pārvaldības perioda lietas, rodas papildu risks, ka atsevišķas lietas līdz dokumentu sakārtošanai un aprakstīšanai dažādu apstākļu dēļ ir nozudušas un nav iespējams konstatēt, vai tās vispār ir veidojušās un kad tās ir pabeigtas. Tas apgrūtina dokumentu sakārtošanas un aprakstīšanas procesu un nevajadzīgi noslogo gan institūciju darbiniekus, gan LNA ekspertus. Problēmas rodas arī gadījumos, kad mainās atbildīgie darbinieki un nepieciešams sastādīt dokumentu nodošanas – pieņemšanas aktus, jo lietu nomenklatūrā sākotnēji uzskaitīto lietu skaits par attiecīgo dokumentu pārvaldības periodu nesakrīt ar faktiski izveidojušos lietu skaitu.

• Nav noteikta dokumentu un arhīva pārvaldības kārtība institūcijā (konstatēts 40% no pārbaudītajām institūcijām)

Kopš Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumu pieņemšanas ir pagājuši vairāk kā divi gadi, tomēr daudzos gadījumos institūcijas joprojām nepievērš pietiekamu uzmanību dokumentu un arhīvu pārvaldības organizācijai, iekšējai uzraudzībai un kontrolei, t.sk. – iekšējo normatīvo aktu sakārtošanai un atbildīgo personu noteikšanai dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā. Atsevišķos gadījumos, mainoties iestādes personālam, nav sastādīti dokumentu nodošanas un pieņemšanas akti, tomēr šajā jomā situācija nedaudz uzlabojas.

Problēmas rodas arī atšķirīgi interpretējot normatīvo aktu prasību, kas nosaka institūcijas vadītājam vai viņa pilnvarotai personai pienākumu noteikt dokumentu un arhīva pārvaldības kārtību institūcijā. Dažkārt ir pat veidojušās domstarpības starp Arhīvu inspekcijas pārstāvjiem un pārbaudāmās institūcijas pārstāvjiem. Uzkrājot pieredzi jauno normatīvo aktu piemērošanā, Arhīvu inspekcija šajā jautājumā ir kļuvusi „elastīgāka” un katras institūcijas situāciju izvērtē individuāli. Piemēram, nelielai institūcijai ar dažiem darbiniekiem netiek prasīts izstrādāt iekšējo normatīvo aktu dokumentu un arhīva pārvaldībā, jo katram darbiniekam ir noteikti savi darba pienākumi, kuros faktiski iekļauti arī dokumentu un arhīva pārvaldības jautājumi.

Atsevišķās pārbaudēs konstatēti gadījumi, kad normatīvais akts formāli ticis ievērots, bet faktiski neizpildāms, piemēram, kā atbildīgais darbinieks par institūcijas arhīvu nozīmēta persona, kas sniedz institūcijai pakalpojumu uz uzņēmuma līguma pamata. Šādos un līdzīgos gadījumos Arhīvu inspekcijas pārstāvim nākas izskaidrot konkrētas normatīvā akta prasības jēgu un būtību, lai turpmāk šādas kļūdas netiktu pieļautas.

• Lietu nomenklatūrā nav uzskaitītas visas dokumentu pārvaldības periodā veidojošās lietas (konstatēts 27% no pārbaudītajām institūcijām)

Normatīvajos aktos nav noteikta obligāta prasība uzskaitīt visas dokumentu pārvaldības periodā veidojošās lietas, tomēr tā izriet no Arhīvu likumā noteiktā, ka institūcijai ir pienākums saskaņot ar Latvijas Nacionālo arhīvu dokumentu glabāšanas termiņus. Tām lietām, kuras netiek uzskaitītas institūcijas lietu nomenklatūrā, nevar tikt saskaņoti dokumentu glabāšanas termiņi ar Latvijas Nacionālo arhīvu, tātad – tiek pārkāpta Arhīvu likumā kā obligāti izpildāma noteiktā tiesību norma.

Ņemot vērā, ka institūciju dokumentu un arhīva pārvaldībā arvien vairāk tiek izmantotas modernās tehnoloģijas, daudz neskaidrību un jautājumu rodas par to, kā uzskaitīt lietu nomenklatūrās elektroniskos dokumentus, dažādās informācijas sistēmās uzkrātos datus, audioierakstus, videoklipus, fotogrāfijas u.c. uz dažādiem informācijas nesējiem radītus dokumentus. Institūciju darbinieki bieži vien pat neuztver šo elektroniskā vidē radīto un uzkrāto informāciju kā dokumentālu liecību par institūcijas dažādām darbības jomām, tāpēc LNA pārstāvjiem nākas skaidrot šādas informācijas nozīmi nacionālā dokumentārā mantojuma radīšanā un nepieciešamību veikt šādu dokumentu uzskaiti un izvērtēšanu.

Dažādas diskusijas dokumentu un arhīvu pārvaldības profesionāļu vidū raisās saistībā ar tādu lietu uzskaiti lietu nomenklatūrās, kurās uzkrātas tikai neapliecinātas dokumentu kopijas, piemēram, normatīvo aktu datorizdrukas, augstākstāvošo institūciju izdoto rīkojumu, lēmumu u.c. kopijas. Šajā jautājumā viennozīmīgas atbildes nav, tomēr gadījumos, kad lietā ievietoti tikai dokumenti bez juridiskā spēka un tos nav radījusi pati institūcija, pastāv izvēles iespējas – vai tās uzskaitīt lietu nomenklatūrā. Neskaidrību gadījumā Latvijas Nacionālā arhīva eksperti var sniegt padomu konkrētā situācijā.

• Nav ievērota dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaužu veikšanas kārtība (konstatēts 25% no pārbaudītajām institūcijām)

Salīdzinot ar iepriekšējo normatīvo regulējumu, dokumentu esības un fiziskā stāvokļa kārtējās pārbaudes jāveic retāk. Pārbaužu biežums ir atkarīgs no institūcijas arhīvā uzkrāto dokumentu apjoma.

2014. gada pārbaužu rezultāti liecina, ka kārtējās dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes institūcijas veic samērā regulāri, bet bieži tiek piemirsts, ka konkrētās situācijās jāveic arī papildu pārbaudes – pirms dokumentu nodošanas Latvijas Nacionālajam arhīvam, pēc dokumentu pārvietošanas uz citu telpu, ārkārtas situācijās saistībā ar arhīva dokumentiem (applūšana, degšana, neatļauta iekļūšana arhīvglabātavā u.c.), kā arī – mainoties par arhīvu atbildīgajiem darbiniekiem.

Institūciju darbinieki bieži vien dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes veikšanu uztver formāli, tomēr tā ir būtiska, lai konstatētu dokumentu zudumus un uzsāktu „noklīdušu” lietu meklēšanu, kā arī konstatētu, vai dokumentu fiziskais stāvoklis atbilst prasībām. Savlaicīgi konstatējot dokumentu zudumus vai fiziskā stāvokļa izmaiņas ir vislielākās iespējas, ka zudušie dokumenti tiks atrasti un fiziskie bojājumi tiks novērsti. Ja tomēr atbildīgās personas šīs pārbaudes veic pavirši un pārbaužu nelabvēlīgos rezultātus cenšas noslēpt, neziņojot par to Latvijas Nacionālajam arhīvam, vainīgajām personām jārēķinās ar iespēju saņemt sodu par izdarīto administratīvo pārkāpumu.

• Netiek ievērots lietu nomenklatūru saskaņošanas ar LNA cikls un dokumentu aprakstīšanas cikls (konstatēts 20% no pārbaudītajām institūcijām)

Normatīvie akti institūcijām uzliek par pienākumu regulāri saskaņot ar Latvijas Nacionālo arhīvu dokumentu klasifikācijas shēmas, dokumentu glabāšanas termiņus, uzziņu sistēmas. Atšķirībā no iepriekšējā regulējuma, institūcijas, kurām izstrādātas lietu paraugnomenklatūras, lietu nomenklatūrā iekļauto dokumentu klasifikācijas shēmu un dokumentu glabāšanas termiņus saskaņo retāk – reizi piecos gados. Arī dokumentu sagatavošanas glabāšanai laika periods salīdzinot ar iepriekš noteikto ir garāks – piecu gadu laikā pēc dokumentu pārvaldības perioda beigām, tomēr ievērojams skaits institūciju joprojām nespēj iekļauties normatīvajos aktos noteiktajos termiņos un savlaicīgi iesniegt saskaņošanai lietu nomenklatūras un vairāklīmeņu arhīviskos aprakstus.

Pārbaužu gaitā Arhīvu inspekcija konstatējusi, ka daļa institūciju nav pilnībā atguvusies no ekonomiskās krīzes, jo samazinātais darbinieku skaits un finansējums joprojām atsaucas arī uz dokumentu un arhīvu pārvaldību, īpaši – dokumentu sagatavošanu glabāšanai. Ja institūcijas pārstāvji sadarbojas ar Latvijas Nacionālo arhīvu un cenšas atgūt iekavēto, Arhīvu inspekcija piedāvā katrai institūcijai pieņemamu risinājumu dokumentu un arhīvu pārvaldības jautājumu sakārtošanā, piemēram, sastādot dokumentu sakārtošanas un aprakstīšanas grafiku u.c.

Dokumentu iznīcināšanas aktu saskaņošanas biežums normatīvajos aktos nav noteikts, tomēr pirms jebkuras dokumentu iznīcināšanas dokumentu iznīcināšanas akti ir jāiesniedz saskaņošanai Latvijas Nacionālajā arhīvā. Arhīvu inspekcijas praksē ir gadījumi, kad lielas institūcijas (ar reģionālajām struktūrvienībām) dokumentu iznīcināšanu neveic normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā, bet pieļauj, ka struktūrvienību īslaicīgi glabājamie dokumenti tiek iznīcināti bez saskaņošanas ar Latvijas Nacionālo arhīvu, kas ir būtisks Arhīvu likuma pārkāpums un nav pieļaujams. Praksē ir atsevišķi gadījumi, kad Latvijas Nacionālais arhīvs no savas puses nav ievērojis dokumentu iznīcināšanas akta saskaņošanas termiņu, tomēr tas nedod tiesības institūcijai iznīcināt dokumentus bez saskaņošanas ar LNA.

• Lietās ievietoti dokumenti ar dažādiem glabāšanas termiņiem (konstatēts 11% no pārbaudītajām institūcijām)

Normatīvajos aktos noteiktā prasība par lietu veidošanas principiem pēc būtības nav mainījusies ilgstošā laika periodā, tomēr joprojām daudzās pārbaudītajās institūcijās regulāri vai epizodiski netiek ievērota norma, ka dokumenti sistematizējami lietās atbilstoši to glabāšanas termiņam. Šāda prakse varētu šķist diezgan nekaitīga, tomēr problēma rodas, sagatavojot pastāvīgi un ilgstoši glabājamos dokumentus glabāšanai un veicot dokumentu atlasi iznīcināšanai. Ja lietās ievietoti dokumenti ar dažādiem glabāšanas termiņiem, faktiski jāveic pilna lietā ievietoto dokumentu vērtības ekspertīze, kas nozīmē, ka jāpārbauda katrs lietā ievietotais dokuments, jāpēta tā saturs, kā arī – jānosaka šī dokumenta patiesā atrašanās vieta institūcijas dokumentu sistēmā atbilstoši klasifikācijas shēmai. Tas ir papildu slogs personālam vai papildus izmaksas, ja darbu veic ārpakalpojuma sniedzējs, ko var novērst preventīvi – dokumentu pārvaldības perioda laikā rūpīgi veicot lietu veidošanu.

Informāciju sagatavoja LNA Arhīvu inspekcijas vadītāja A. Rengarte