2009.gadā atzīmējam 90.gadadienu kopš Latvijas valsts arhīvniecības pirmsākumiem un 45.gadadienu kopš zonālo valsts arhīvu dibināšanas.

Rakstītam vārdam visos laikos bijis liels spēks, tāpēc tikpat pieprasīti kā rakstveži bijuši arī dokumentu viltotāji. No rakstītā vārda atkarīga visa cilvēka dzīve – sākot ar statusu, beidzot ar mantu. Arhīvu vēsture visā pasaulē ir sarežģīta un sazarota. Katra nākošā vara raksta ne tikai jaunu vēsturi, paralēli tā ķeras klāt arī mantoto arhīvu izvērtēšanai. Cilvēce vienlaicīgi nodarbojusies ar divām pilnīgi pretējām un nesavienojamām lietām, reizē cenšoties arhīvus gan slēpt, iznīcināt un piesavināties, aizvedot tālu prom no teritorijām, kam tie piederīgi, gan arī ieguldot milzu darbu un resursus, cenšoties arhīvus saglabāt, atgūt, atklāt rakstos slēptos noslēpumus. Pat mūsdienu izglītotais cilvēks, kas visai nicīgi raugās uz pagājušo gadsimtu „tumsonību” un šausminās par padomju varas iznīcinātajām rakstītajām vēstures liecībām, tajā pašā laikā vieglu roku iztīra bibliotēkas no Ļeņina rakstiem un noliedzot Padomju okupācijas perioda atstāto mantojumu. Nopeļot iepriekšējo varu vēstures rakstīšanas metodes, mūsdienu cilvēks pats aktīvi ieniris arhīvos, pārsvarā meklējot kompromitējošus materiālus pagātnei un daudz nedomā par kontekstu, kāri sasprindzis gaidās, kādas sensācijas atklās atslepenotie arhīvi.
Lai gan Ventspils zonālais valsts arhīvs darbu uzsāk 1964.gada 1.aprīlī, tā pirmsākumi meklējami jau 1940.gadā, kad Padomju Savienība, drīz pēc Latvijas okupēšanas, pieņem lēmumu par Latvijas PSR apriņķu arhīvu dibināšanu. Līdz ar to Latvijā pirmo reizi izveidots reģionālu, ārpus Rīgas izvietotu valsts arhīvu tīkls, kurā ietilpst arī Talsu un Ventspils apriņķu arhīvi.*
„Padomju vara vienmēr piešķīrusi un piešķir lielu nozīmi arhīva dokumentu publicēšanai, kā līdzeklim ideoloģiskā cīņā pret dažāda veida mūsu valsts tautu patiesās vēstures sagrozīšanu un izkropļošanu” – tā savā monumentālajā pētījumā par arhīvu vēsturi Latvijā raksta Georgs Jenšs**.Patiesībā Padomju varai šķiet ļoti svarīgi savākt vienkopus visus pirmspadomju, buržuāziskajai pasaules kārtībai piederošos dokumentus, lai varētu vieglāk pasaulei popularizēt savu vēstures versiju un nodrošināt dokumentu saglabāšanas un izmantošanas pastiprinātu kontroli.
Jaundibinātajos arhīvos sākotnēji nodarbināts viens cilvēks – arhīva vadītājs, kuram tad arī jātiek galā ar milzīgo pienākumu gūzmu – materiālu apzināšanu iestādēs; Neatkarīgās Latvijas un vācu okupācijas laika grāmatu un periodisko izdevumu uzskaiti, iznīcināšanu vai nogādāšanu Latvijas PSR Iekšlietu tautas komisariāta Arhīvu daļai turpmākai izvērtēšanai saskaņā ar instrukcijām; dokumentu pieņemšanu valsts glabāšanā, to sakārtošanu un aprakstīšanu; izziņu izsniegšanu; arhīva telpu uzturēšanu un apkuri, kas tajā laikā nozīmē malkas gādāšanu un krāšņu kurināšanu. Arhīvam izveidojas dubulta pakļautība – metodiskā ziņā tas pakļauts Latvijas PSR Iekšlietu ministrijas Arhīvu pārvaldei (līdz 1946.gada martam - Latvijas PSR Iekšlietu tautas komisariāta Arhīvu daļai), savukārt arhīva darbu praktiski uzrauga un saimnieciskās vajadzības nodrošina vietējā izpildu komiteja. Spriežot pēc dokumentiem, izpildu komiteja gan pārsvarā aprobežojas tikai ar formālu arhīva plānu un atskaišu apstiprināšanu, atsevišķu vispārēju lēmumu pieņemšanu un arhīva vienīgā darbinieka periodisku iesaistīšanu citos darbos, piemēram, cukurbiešu novākšanā kolhozā vai Dzimtsarakstu nodaļas vadītājas aizvietošanā tās prombūtnes laikā. Par arhīva glabāšanai piemērotām telpām, dokumentu pārvešanu un citām ar dokumentu saglabāšanu saistītām lietām arhīva vadītājai fanātiski nākas cīnīties pašai.
1950.gadā, administratīvi teritoriālo reformu rezultātā apriņķi un pagasti kā teritoriālas vienības tiek likvidēti un darbu uzsāk jaundibināto Dundagas, Talsu un Ventspils rajonu arhīvi. 1956.gadā, sakarā ar Dundagas rajona likvidēšanu, Dundagas rajona arhīvu pievieno Talsu rajona arhīvam. 1959.gadā, sakarā ar Ventspils rajona likvidēšanu, dokumenti nonāk jaunizveidotajā Ventspils pilsētas arhīvā. Turpmākos gados tiek meklēts optimālākais risinājums arhīvu efektīvākai darbībai. Rezultātā 1964.gada 1.aprīlī, kā Latvijas PSR Centrālā Oktobra revolūcijas un sociālisma celtniecības valsts arhīva filiāle, darbu uzsāk arhīvs Ventspilī, kas uzkrāj dokumentus no Ventspils un Talsu rajonu zonas.
Publikācijā izmantoti Ventspils zonālā valsts arhīva valsts glabāšanā esošie Ventspils un Talsu apriņķu, Ventspils, Talsu un Dundagas rajonu un Ventspils pilsētas valsts arhīvu dokumenti. To nav īpaši daudz, tomēr informatīvi tie sniedz interesantu ieskatu valsts arhīvu darbības pirmsākumos, kad, saskaņā ar tā laika gramatikas prasībām, vārdu arhīvs vēl rakstīja ar „ch” – archivs. Mazākas telpas, viens vai divi darbinieki, mazliet savādāki kritēriji dokumentu izvērtēšanā un pieejamībā, nosacīti primitīvāks aprīkojums, bet pamatā visi tie paši pamatprincipi, kas arhīva darbā jāievēro arī mūsdienās, cenšoties dokumentiem nodrošināt optimālākos saglabāšanas apstākļus, bet arhīva pakalpojumiem – kvalitāti.

* Āboltiņa Maija Zonālie valsts arhīvi : Ieskats vēsturē.- Rīga, 2004.- 1-14.lp.
** Георгий Арнольдович Енш Из истории архивного дела в Латвиию- Рига, 1981.-169 с.

Termini

Apraksti – dokumentu saraksti, kas nozīmīga arhīva uzziņu un uzskaites sistēmas sastāvdaļa

Arhivārs – speciālists arhīva darbā.

Arhīvs – 1) Iestāde, kas atbildīga par arhīva dokumentu uzkrāšanu, saglabāšanu un izmantošanu; 2) Ēka vai tās daļa, kurā tiek glabāti un izmantoti arhīva dokumenti; 3) Dokumentu kopums.

Dokumentu sakārtošana un aprakstīšana – dokumentu izvērtēšana, sistematizācija, grupēšana arhīva lietās un uzskaitīšana lietu aprakstos, saskaņā ar normatīvajos aktos noteiktajām prasībām.

Fonds – arhīva klasifikācijas un uzskaites vienība, juridiskas vai fiziskas personas darbības rezultātā radies dokumentu kopums.

Izziņa – arhīvā sastādīts un apliecināts dokuments ar arhīva dokumentos esošām ziņām par kādu faktu, notikumu vai personu.

Lieta – glabājamā vienība arhīvā, pēc satura saistīti un rašanās secībā sakārtoti dokumenti par vienu jautājumu.

Ventspils apriņķa valsts arhīvs
1945 - 1949

Informācijai! Par Ventspils apriņķa valsts arhīva darbību saglabājušās salīdzinoši agrīnas liecības, jau no 1945.gada maija – brīža, kad no vācu okupācijas atbrīvotajā Kurzemē ienāk padomju varas pārstāvji un uzsāk visu jomu pārkārtošanu attiecīgi komunistiskajai valsts iekārtai, tostarp uzdodot apriņķu valsts arhīviem nekavējoties uzsākt dokumentu apzināšanu, izvērtēšanu un pieņemšanu valsts glabāšanā no visām apriņķa teritorijā esošajām institūcijām.
Ventspils apriņķa valsts arhīvs darbību pārtrauc ar 1949.gada 31.decembri, kad reformas rezultātā apriņķi kā administratīvi teritoriālas vienības likvidēti un to vietā izveidoti rajoni. Apriņķa arhīva dokumentus pārņem jaunizveidotais Ventspils rajona valsts arhīvs.
Arhīva piecu gadu pastāvēšanas laikā nomainās 4 vadītāji. Algu sarakstos līdz 1945.gada jūnijam kā arhīva vadītājs algu saņēmis Valentīns Balodis, no 1945.gada septembra līdz 1947.gada aprīlim – Marta Jansone, no 1947.gada aprīļa un visu 1948.gadu – Ludmila Ešmits. Algu saraksti saglabājušies fragmentāri, tāpēc nav iespējams precīzi noteikt vadītāju maiņas brīdi. 1949.gada 3.ceturkšņa arhīva darba pārskatu parakstījusi vadītāja Jeļena Proskurjakova. Nomainās arī četras arhivāres – Austra Adamovičs, Aina Vincovskis, Anna Ripīte un Jeļena Proskurjakova, kas 1948.gada algu sarakstos ierakstīta nevis kā arhivāre, bet gan kā sekretāre.
1945.gadā arhīvs atrodas Ventspilī, ēkas Pils ielā 20 trešajā stāvā. 1946.-1948.gada arhīva pasē ierakstīts, ka arhīvs atrodas nepiemērotās telpās dzīvojamās mājas otrajā stāvā – jumts tekot un grīdas nespējot noturēt dokumentu svaru.1949.gada 3.ceturkšņa darba pārskatā redzams, ka notikusi arhīva pārcelšana uz citām telpām, diemžēl nav norādīts, kāda ir jaunā adrese.*

* Ventspils ZVA, 346.fonds, 1.apraksts, 115,118, 120, 126.lietas

1. Popes mežniecības 1945.gada 7.jūnija pavadraksts Ventspils apriņķa valsts arhīvam nogādātajām kastēm ar vācu okupācijas laika literatūru, avīzēm un žurnāliem. (Ventspils ZVA, 346.fonds, 1.apraksts, 120.lieta, 2.lapa)

Informācijai! Acīmredzot šajā laikā arhīva uzdevumos ietilpst ne tikai buržuāziskā perioda dokumentu vākšana, bet, kā tas Iekšlietu Tautas komisariāta struktūrai pienākas, apzināt „fašistisko” literatūru un citus materiālus, tos iznīcināt vai arī nogādāt Latvijas PSR Iekšlietu tautas komisariāta Arhīvu daļai vai Ventspils pilsētas bibliotēkai.

2. 1945.gada 2.jūnija akts par vācu lauku lazaretes vācu fašistiskās literatūras iznīcināšanu. (Ventspils ZVA, 346.fonds, 1.apraksts, 123.lieta, 1.lapa)

Tulkojums.

Akts.

1945.gada 2.jūnijā, mēs, zemāk parakstījušies LPSR NKVD arhīvu nodaļas Orlovs Vasilijs Grigorija d. un Ventspils apriņķa Balodis Valentins Nikolaja d. un 508 gvardes vācu lauku lazaretes kapteinis sastāda šo aktu par zemāk sekojošu :
1945.gada 1.jūnijā pārbaudot lazaretes arhīvu, izrādījās, ka daļai vācu fašistiskās literatūras nav pretpadomju satura un pēc sava satura tās atbilst atvēlētajām tēmām, piemēram: romāni, pasakas, anekdotes un visas rakstītas vācu valodā. Komisija, apskatot un pārbaudot lazaretes arhīvu, nolēma augstākminēto literatūru kā arhīvam un skolēnu lietošanai nederīgu sadedzināt komisijas klātbūtnē. Sadedzināts aptuveni 1000 vācu grāmatu un citu papīru, bez jebkādas arhīviskas un zinātniskas nozīmes.

1)LPSR NKVD arhīvu nodaļas zinātniskais līdzstrādnieks /V.Orlovs/
2)NKVD Ventspils apriņķa arhīva priekšnieks V.Balodis
3)508 vācu lauku lazaretes priekšnieks /paraksts/

3. Ventspils apriņķa valsts arhīvā 1945.gada 25.jūnijā saņemtais no Puzes nepilnās vidusskolas bibliotēkas izslēdzamo grāmatu saraksts. (Ventspils ZVA 346.fonds, 1.apraksts, 120.lieta, 9.lapa)

4. 1945.gada 30.jūnija akts par vācu okupācijas laikā karaspēka iznīcinātiem Popes pagasta arhīva dokumentiem. (Ventspils ZVA, 346.fonds, 1,.apraksts, 123.lieta, 4.lapa)

Tulkojums.

Akts Nr.11

1945.gada 30.jūnijā mēs, zemāk parakstījušies

1) Ventspils apriņķa valsts arhīva priekšnieks Valentīns Balodis Nikolaja d.
2) Ventspils apriņķa izpildu komitejas priekšsēdētājs Jānis Mākulis Andreja d.
3) Ventspils pilsētas izpildu komitejas priekšsēdētājs Eduards Jansons Jēkaba d.
4) Ventspils apriņķa izglītības nodaļas vadītāja Emma Cveigele Dāvida m.
5) Ventspils pilsētas prokurors Upītis Vilhelms Ivana d.
sastādīja šo aktu par zemāk sekojošu :
Popes pagasta arhīvā, sākoties karam, glabājās 1600 kg dokumentāro materiālu.
Vācu fašistiskās okupācijas laikā Popes pagastā armija iznīcināja 1200 kg dokumentāro materiālu.

1) Ventspils apriņķa valsts arhīva priekšnieks
2) Ventspils pilsētas izpildu komitejas priekšsēdētājs
3) Ventspils apriņķa izglītības nodaļas vadītāja
4) Ventspils pilsētas prokurors

Makuls
Ventspils apriņķa izpildu komitejas priekšsēdētājs

5. Ventspils apriņķa valsts arhīva darba plāns 1945.gada 4.ceturksnim. (Ventspils ZVA, 346.fonds, 1.apraksts, 121.lieta, 1.lapa)

Darba plāns par IV kv.1945.g.
IeTK* Ventspils apr. Valsts arhīva

Līdz 31.X.

1.Izremontēt telpas ievilkt visās telpās elektriskos vadus un uzstādīt plauktus

2.Atvest no visiem pagast. palikušos dokumentu materiālus

3.Nodot visus pases dokumentu materiālus IeTK Ventspils apr. Milicijas nod. pases galdam.

4.Sastādīt aktus par vācu – fašistu iznīcinātiem dokum. materialiem iestādes un organizācijās Ventspils pilsētā.

5.Nosūtīt visus slepenos dokumentus Latv. PSR Archīvu daļai Rīgā.

6.Pārbaudīt un ņemt uzskaite visus dokumentu matr. kas atstāti uz laiku organizācija lietošanā

7.Sastādīt bibliotēkas sarakstu un sakārtot plauktos 100 grāmatas.

8.Iepazīstināt organizāciju darbiniekus kas kārtos archīvu materiālus ar instrukciju Nr.114**

9.Izšķirot visus materiālus pēc fondiem un sakārtot par plauktiem.

10.Apstrādat „Šoseju un Ceļu” departamenta fondu 1000 gab.

IeTK Ventspils apr
Valsts archiva pr-ce /paraksts/

* IeTK – Iekšlietu Tautas Komisariats

** PSRS Iekšlietu tautas komisāra 1940.gada 23.februāra pavēle Nr.114 „Par PSRS tautas komisariātu, iestāžu, uzņēmumu un organizāciju arhīvu darba instrukcijas izsludināšanu”

6. Ventspils apriņķa valsts arhīva štatu saraksts 1948.gadam. (Ventspils ZVA, 346.fonds, 1.apraksts, 127.lieta, 21.lapa)

Tulkojums.

2 štata vienības ar algas mēneša
fondu 860 rub. /astoņi simti sešdesmit rubl./
„APSTIPRINU”
LATVIJAS PSR IEM ARHĪVU DAĻAS
PRIEKŠNIEKS KAPTEINIS
13 / IV 48.G. /BLUMFELDS/

VENTSPILS APRIŅĶA VALSTS ARHĪVA
ŠTATU SARAKSTS 1948.GADAM

Nr.p.k.	Struktūrvienību un amatu nosaukums	Št.vienību sk.	Amatalga mēn.	Algas fonds mēn.	Piezīmes
1.	Arhīva priekšnieks	1	500	500
2.	Arhivārs	1	360	360
	Kopā :	2		860

LPSP IEM VENTSPILS APRIŅĶA
VALSTS ARHĪVA PRIEKŠNIEKS /EŠMITS/

7. Ventspils apriņķa valsts arhīva budžeta izdevumu plāns 1948.gada 3.ceturksnim. (Ventspils ZVA, 346.fonds, 1.apraksts, 127.lieta)

Tulkojums.

BUDŽETA PLĀNS 1948.GADA III CETURKSNIM
VALSTS ARHĪVS

1.Punkts – alga	2580
2.punkts pieskaitījums pie algas	113.52
3 punkts Ko un saimnieciskie izdevumi
1) Telpu īre II un III ceturksnī	1959 rub.57 kop.
2) Telpu uzkopšana II un III ceturksnī	400 rub.
3) 20 kub.metru malkas pārvešana	250 rub.
4) Telefons III ceturksnī	150 rub.
5) Elektriskais apgaismojums 1 un II ceturksnī	100 rub.
6) II ceturkšņa pārtēriņš	582 rub.
KOPĀ III ceturksnim nepieciešams	3441 rub.57 kop.
4.punkts komandējumi
1) Braucieni uz Rīgu	250 rub.
2) Braucieni uz pagastiem pārbaudot 15 pagastu arhīvu materiālus	1000 rub.
Kopā komandējumiem	1250 rub.

LPSP IEM VENTSPILS APRIŅĶA
VALSTS ARHĪVA PRIEKŠNIEKS /EŠMITS/

8. Ventspils apriņķa valsts arhīva un Kuldīgas apriņķa valsts arhīva 1949.gada 10.septembra sociālistiskās sacensības līgums. (Ventspils ZVA, 346.fonds, 1.apraksts, 116.lieta, 4.lapa)

Informācijai! Sociālistiskā sacensība starp PSRS republikām, uzņēmumiem, cehiem, brigādēm un atsevišķiem strādājošiem tika ieviesta, lai veicinātu labākus darba rezultātus, uzlabotu darba kvalitāti un kalpo arī kā morālās un materiālās ietekmēšanas līdzekli. Par uzvaru sociālistiskajā sacensībā piešķir ceļojošos sarkanos karogus, goda zīmes, prēmijas. 1990.gada 16.aprīl, nepilnu mēnesi pirms Latvijas Neatkarības deklarācijas pieņemšanas, Latvijas PSR Ministru padome un Latvijas Republikāniskā arodbiedrību padome nolemj, ka nav lietderīgi turpmāk centralizēti reglamentēt sociālistiskās sacensības organizēšanu.*

*Latvijas PSR Ministru Padomes un Latvijas Republikāniskās arodbiedrību padomes lēmums Nr.104, 1990.gada 16.aprīlis

Tulkojums no krievu valodas

LĪGUMS

Sociālistiskai sacensībai

1949.gada 10.septembris
Ventspils apriņķa valsts arhīvs

Es, IeM Ventspils apriņķa valsts arhīva darbiniece, un IeM Kuldīgas apriņķa valsts arhīva darbinieki par godu Lielās Oktobra Sociālistiskās Revolūcijas 32.gadadienai pieņemam sekojošas saistības :
1.Līdz Lielās Oktobra Sociālistiskās Revolūcijas 32.gadadienai veikt un pabeigt Jēkabpils zemes nodaļas dokumentu sakārtošanu 10000 glabājamo vienību apjomā.
2. Izvērst darbu ar darbojošamies organizācijām, veicot lietvedības dokumentu saglabāšanas kārtību pavisam 4 iestādēs, novadīt vienu semināru un 4 konsultācijas iestāžu atbildīgajiem darbiniekiem.
3. Paveikt saimniecisko darbu, sagādājot malku, panākt jaunu telpu piešķiršanu Ventspils valsts arhīvam, lai radītu nepieciešamos apstākļus dokumentu saglabāšanai un uzturēšanai kārtībā, un pārvest visus arhīva dokumentus uz jaunajām telpām.
4. saimniekot saskaņā ar aprēķiniem piešķirto budžeta līdzekļu ietvaros.
5. Celt produktīvo kvalifikāciju, studējot Mitjajeva* darbus un 114.instrukciju, un citus arhīvu lietvedības materiālus.
6. Ievērot stingru darba disciplīnu, nepieļaut darba kavējumus un nolaidību darbā.
7. Uzsākt Vissavienības Komunistiskās (boļševiku) partijas vēstures īsā kursa studijas.
8. Laikā izpildīt visus IeM** apriņķa valsts arhīva augstākstāvošo iestāžu direktīvos un metodiskos norādījumus.
9. Savlaicīgi sagatavot ceturkšņa plānu un iesniegt pagājušā ceturkšņa plāna izpildes atskaiti.
10. Uz 1949.gada 1.novembri sagatavot atskaiti par darbiem, kas veikti saskaņā ar noslēgto līgumu un iesniegt to LPSR IeM Valsts arhīvam.

IeM Ventspils apriņķa valsts arhīva darbiniece /PROSKURJAKOVA/
IeM Kuldīgas apriņķa valsts arhīva darbiniece /LIEPIŅŠ/

*K.G.Mitjajevs – (1902-1969) arhīvists, organizē PSRS Vēstures un arhīvniecības institūta Valsts lietvedības katedru, kļūst par tās dekānu. Daudzu arhīvniecības un lietvedības metodisko materiālu autors.
**IeM – Iekšlietu ministrija

Talsu apriņķa valsts arhīvs
1945 – 1950

Informācijai! Par Talsu apriņķa valsts arhīva darbības laiku saglabājušies tikai atsevišķi dokumenti un tie paši fondēti kopā ar Talsu rajona valsts arhīva dokumentiem. Tādēļ iegūstamās ziņas par arhīvu ir visai skopas. Tas izveidots 1945.gadā. Savukārt ar 1950.gada 1.janvāri, sakarā ar administratīvi teritoriālu reformu un apriņķu likvidēšanu, materiālus pārņem uz apriņķa arhīva bāzes izveidotais Talsu rajona valsts arhīvs.

9. Izraksts no Talsu apriņķa valsts arhīva 1948.-1949.gada pases par izsniegto izziņu skaitu. (Ventspils ZVA, 346.fonds, 1.apraksts, 29.lieta, 2.lapa)

Tulkojums no krievu valodas

PASE

Talsu apriņķa valsts arhīvs

Talsu pilsēta

[...]

VIII. Izziņu darbs

Rādītājs	Par 1948.g.	Par 1949.g.
1. Operatīvo čekistu* orgāniem izsniegto izziņu skaits	274	283
Tajā skaitā : a) pozitīvu	30	8
b) negatīvu	244	275
2. Sabiedriskām organizācijām izsniegto izziņu skaits	20	55
Tajā skaitā: a) pozitīvu	6	10
b) negatīvu	14	45
3. Privātpersonām izsniegto izziņu skaits	46	39
Tajā skaitā: a) pozitīvu	41	31
b) negatīvu	5	8

*operatīvie čekisti – Valsts drošības ministrijas struktūru darbinieki

Talsu rajona valsts arhīvs
1950 - 1964

Informācijai! Talsu rajona valsts arhīvs darbu uzsāk ar 1950.gada janvāri, kad reformas rezultātā kā administratīvi teritoriālas vienības likvidēti apriņķi, to vietā izveidojot rajonus. 1964.gada aprīlī arhīvs tiek likvidēts sakarā ar Centrālā valsts Oktobra Revolūcijas arhīva filiāles nodibināšanu Ventspils pilsētā.
Talsu rajona valsts arhīvam nav saglabājušies pieņemšanas – nodošanas akti, mainoties arhīva vadītājiem. Tādēļ vadītāju uzvārdus iespējams apzināt tikai pēc dokumentu parakstiem.1949.-1950.gada arhīva pasi parakstījis A.Dāboliņš, 1952.gada darba pārskatu – O.Rotberga, 1955.gada 2.ceturkšņa darba pārskatu – O.Šere, bet 1959.-1960.gada arhīva pasi – V.Melbārzde.V.Melbārzde ir amatā līdz pat Talsu rajona valsts arhīva likvidācijai 1964.gadā.
1963.gada 5.oktobra arhīva pārbaudes aktā redzams, ka arhīva darbā bez vadītājas nodarbinātas vēl divas arhivāres – 1962.gada decembrī pieņemtā Biruta Alsberga un 1963.gada augustā pieņemtā Helga Pudule.
Arhīvs atrodas divstāvu ēkā, kurai apakšējais stāvs ir mūra, bet augšējais koka; 7 istabas 183,53 kvadrātmetru kopplatībā, plaukti, 323 metru garumā, krāsns apkure un elektriskais apgaismojums.1963.gadā tajā pašā ēkā atrodas arī Talsu teritoriālā kolhozu un sovhozu pārvaldes Komjaunatnes komiteja un divi privāti dzīvokļi .Diemžēl nav norādīta ēkas adrese.
1949.gada 1.janvārī arhīvā uzkrāti 86 fondi ar 84473 glabājamām vienībām, no tiem sakārtoti un aprakstīti 49 fondi ar 19606 glabājamām vienībām.
1963.gada 5.oktobrī arhīvā uzkrāti 490 fondi ar 63777 glabājamām vienībām. 235 fondi ar 36791 glabājamo vienību ir „buržuāziskā perioda materiāli”- līdz 1945.gadam darbojošos institūciju dokumenti.*

*Ventspils ZVA, 346.fonds, 1.apraksts, lietas nr.16,19,27,29,38

10. 1952.gada darba pārskata paskaidrojums par paveiktajiem arhīva saimnieciskajiem darbiem. (Ventspils ZVA, 346.fonds, 1.apraksts, 16.lieta, 5.lapa)

11. Izraksts no Talsu rajona valsts arhīva 1958.gada pases par izsniegto izziņu skaitu. (Ventspils ZVA, 346.fonds, 1.apraksts, 29.lieta, 6.lapa)

Informācijai! Saglabājusies Talsu rajona valsts arhīva pilsoņu un iestāžu pieprasījumu reģistrācijas grāmata. Atšķirībā no mūsdienu arhīva pieprasījumu reģistra, kurā pieprasījumi uzskaitīti hronoloģiski saņemšanas secībā, tajā laikā reģistrs veidots kā alfabēta grāmata, ņemot vērā klienta uzvārda pirmo burtu. Lielākā daļa izziņu izsniegtas par darba stāžu un tikai nedaudzas par dzīves vietu, skolas beigšanu u.c.*

* Ventspils ZVA, 346.fonds, 1.apraksts, 47.lieta

Tulkojums no krievu valodas

PASE

Talsu apriņķa valsts arhīvs

Talsu pilsēta

[...]

VIII. Izziņu darbs

Rādītājs	Par 1958.g.
1. Operatīvo čekistu* orgāniem izsniegto izziņu skaits	-
Tajā skaitā : a) pozitīvu	-
b) negatīvu	-
2. Sabiedriskām organizācijām izsniegto izziņu skaits	117
Tajā skaitā: a) pozitīvu	48
b) negatīvu	69
3. Privātpersonām izsniegto izziņu skaits	357
Tajā skaitā: a) pozitīvu	165
b) negatīvu	192

Dundagas rajona arhīvs
1950 - 1956

Informācijai! Arhīvs darbu uzsāk 1950.gadā līdz ar jaunas administratīvi teritoriālas vienības – Dundagas rajona izveidošanu.1956.gada martā rajonu likvidē un dokumentus pārņem Talsu rajona valsts arhīvs.
Saglabājušies 3 nodošanas – pieņemšanas akti, mainoties arhīva vadītājām. Pamatojoties uz ierakstiem tajos, var secināt, ka līdz 1951.gada 8.maijam arhīva vadītājas amatā bijusi Velta Zaule, līdz 1955.gada 25.martam – Aina Stepe(Berga), līdz 1955.gada 7.decembrim – Silva Otto, kas savukārt lietas nodevusi pēdējai arhīva vadītājai Martai Gričai.
Aktos labi redzams, cik pieticīgiem līdzekļiem arhivārs spējis nodrošināt galveno arhīva funkciju izpildi – galds, krēsls, kalendāra galdiņš, tintnīca, zīmoga spilventiņš, lineāls, caurumotājs, „sucpapīrs”*, saspraudes, zīmuļi, rakstāmspalva.1955.gadā klāt vēl nācis papīrkurvis, kartotēkas galds, telefons Nr.59 un nolietota sedziņa.**
1953.gadā arhīvs sastāv no 2 istabām, kas raksturotas kā mitras un aukstas. Sešos plauktos izvietoti 10 fondu dokumenti – 461 glabājamā vienība sakārtotu dokumentu un 582 kilogrami nesakārtotu dokumentu .Arhīva uzraudzībā atrodas 32 rajona institūcijas. Gada laikā, pamatojoties uz arhīva glabāšanā esošajiem dokumentiem, izsniegtas 6 izziņas. Arhīvam apstiprināta viena štata vienība – vadītāja ar nepabeigtu augstāko izglītību.***

* sucpapīrs – domāta dzēšlapa tintes nosusināšanai
** Ventspils ZVA, 346.fonds, 1.apraksts, 10-12.lietas
*** Ventspils ZVA, 346.fonds, 1.apraksts, 8.lieta, 1-2.lapa

12. Dundagas rajona arhīva 1951.gada 8.maija inventāra pieņemšanas – nodošanas akts, mainoties arhīva vadītājām. (Ventspils ZVA, 346.fonds, 1.apraksts, 10.lieta, 3.lapa)

13. Dundagas rajona valsts arhīva 1950.gada 2.ceturkšņa darba pārskats. (Ventspils ZVA, 346.fonds, 1.apraksts, 1.lieta)

Informācijai! Arhīvi šajā laikā ir Latvijas PSR Iekšlietu ministrijas pakļautības iestādes. Tādēļ mūsdienās šķiet mazliet amizanti, ka neliela rajona arhīva pārskatam, kurā vienīgais arhīvā nodarbinātais cilvēks atskaitījies par 13 komandējuma dienām, skolu dokumentu sakārtošanu un arhīva pārnešanu uz jaunām telpām piešķirta atzīme „slepeni” un tas jāiesniedz apstiprināšanai rajona milicijas priekšniekam. Vēlāk arhīva darba plānus, pārskatus un štatu sarakstus apstiprina izpildu komitejas pilnvarota persona, visbiežāk izpildu komitejas sekretāre.

14. 1956.gada 12.maija akts par likvidētā Dundagas rajona valsts arhīva materiālu nodošanu Talsu rajona valsts arhīvam. (Ventspils ZVA, 346.fonds, 1.apraksts, 39.lieta, 1-5.lapa)

Informācijai! Ar 1956.gada 30.martu Dundagas rajons tiek likvidēts un tā teritorija sadalīta starp līdzās esošajiem Talsu un Ventspils rajoniem. Dundagas arhīvu pārņem Talsu rajona valsts arhīvs.

Ventspils rajona valsts arhīvs
1959 - 1964

Informācijai! Līdzīgi kā Talsu rajona valsts arhīvs, arī Ventspils rajona valsts arhīvs darbu uzsāk ar 1950.gada janvāri, kad reformas rezultātā kā administratīvi teritoriālas vienības likvidēti apriņķi, to vietā izveidojot rajonus. 1964.gada aprīlī arhīvs tiek likvidēts sakarā ar Centrālā valsts Oktobra Revolūcijas arhīva filiāles nodibināšanu Ventspils pilsētā
Pieņemšanas – nodošanas aktos, mainoties vadītājam, redzams, ka līdz 1954.gada 14.maijam par arhīva vadītāju strādājusi Velta Zaule. Jaunā arhīva vadītāja Emīlija Irbe amatā stājusies un arhīvu ar aktu pārņēmusi tikai 1954.gada 11.novembrī.1956.gada 15.septembrī par arhīva vadītāju iecelta Skaidrīte Tihomirova, bet 1959.gada 26.martā arhīvu pārņem Zenta Sorokina.
Ventspils rajona valsts arhīvs ir izvietots Ventspils pilsētā .1955.gada pavasarī arhīvs maina atrašanās vietu, pārceļoties no telpām Ūdens ielā 5 uz telpām Bermaņa ielā 8.
1958.gada 1.janvārī arhīvā uzskaitīti 148 fondi ar 59667 glabājamām vienībām. 47 fondu dokumenti uzskaitīti kā nesakārtoti un neaprakstīt, to apjoms noteikts 18214 glabājamās vienības un 767 kilogrami nešķirotu dokumentu. *

*Ventspils ZVA, 346.fonds, 1.apraksts,lietas Nr.59, 61-63

15. Ventspils rajona valsts arhīva vadītājas paskaidrojuma raksts par dokumentu pārvietošanu uz jaunām arhīva telpām Ūdens ielā 5, Ventspilī. (Ventspils ZVA, 346.fonds, 1.apraksts, 116.lieta, 11.lapa)

Informācijai! Ventspils zonālais valsts arhīvs ēkā Ūdens ielā 5 atrodas arī no 1968.gada līdz 2000.gadam. Vienīgā atšķirība – ja 1950.gadā piešķirts tikai viens dzīvoklis, tad 1968.gadā arhīvs aizņem visu ēku.
Diemžēl dokumentos nav iespējams konstatēt arhīva atrašanās vietu pirms pārcelšanās uz telpā Ūdens ielā 5.

Tulkojums no krievu valodas.

PASKAIDROJUMA RAKSTS

Par Ventspils rajona valsts arhīva dokumentāro materiālu
pārvešanu uz jaunām telpām Ūdens ielā 5

Par dokumentāro materiālu pārvešanu uz jaunām telpām sāku gādāt jau kopš 1950.gada 1.aprīļa. Tagad, pēc rajona valsts arhīva jauno telpu atslēgu saņemšanas no namu pārvaldes, esmu vērsusies pilsētas izpildu komitejas Komunālajā nodaļā un rajona izpildu komitejas Komunālā nodaļā ar lūgumu piešķirt pievadu vai automašīnu un cilvēkus dokumentāro materiālu pārvešanai.
Sākumā vienojos ar pilsētas izpildu komitejas priekšsēdētāju b.VAKKI un viņš man apsolīja atsūtīt smago mašīnu un cilvēkus, nozīmēja dienu, kad palīgi ieradīsies. Es uzsāku iekšējos sagatavošanās darbus, sasaiņoju dokumentāros materiālus un sāku gaidīt apsolīto palīdzību, tomēr solītā palīdzība neieradās. Es no jauna devos pie b.VAKKES, viņš man paskaidroja, ka neparedzēti darbi aizkavēja mašīnu un cilvēkus un, ka pēc nedēļas viņš noteikti noorganizēs nepieciešamo palīdzību. Nozīmētajā jaunajā termiņā mašīnai un cilvēkiem atkal atgadījās neparedzēti traucējumi un es paliku bez palīdzības. Pēc maniem uzstājīgiem un daudzkārtējiem lūgumiem b.VAKKE dokumentu pārvešanai norīkoja svētdienas talku.
Es nekavējoties vērsos pie IeM priekšnieka b.MURMANA ar lūgumu pārvedamo dokumentāro materiālu un kārtības uzraudzīšanai atsūtīt uz valsts arhīvu IeM darbiniekus. 14.maijā, svētdienas talkas dienā tiešām ieradās automašīna un seši palīgi. Vienu mašīnu piekrāmējām un aizvedām, bet otra brauciena laikā palīgi izklīda pa mājām, palika tikai 3 un IeM pārstāvis. Ar grūtībām piekrāmējām otru mašīnu, bet šoferis atteicās veikt trešo reisu, atrunājoties, ka viņam it kā uzdots pārvest tikai divas mašīnas.
Kopā palīdzība man tika sniegta tikai 3 stundas, bet vecajās arhīva telpās vēl palika materiāli aptuveni sešām mašīnām. Turpmākā mana vēršanās pilsētas izpildu komitejā ar lūgumu palīdzēt palika bez rezultātiem, apsolījumu un nenoteiktu termiņu veidā. Tad es nolēmu vērsties pie rajona izpildu komitejas priekšsēdētāja vietnieka b.MŪRNIEKA, kura apsolītā mašīna tāpat divas reizes nokavēja termiņu un, kurš pieprasīja no manis paskaidrojumu, kas mašīnu un benzīnu apmaksās. Kad es viņam aizrādīju, ka mani iesniegtie paredzamie izdevumi rajona valsts arhīva budžetā netika apstiprināti un tāpēc arhīvam attiecīgu līdzekļu nav. Galu galā b.MŪRNIEKS atsūtīja pieprasīto mašīnu, bet tikai vienam reisam, ko es arī izmantoju, ar IeM priekšnieka b.MURMANA ziņu pieaicinot par palīgiem cilvēkus no ugunsdzēsēju komandas.
Turpmāku palīdzību man nebija no kurienes gaidīt un es nolēmu personīgi, ar Dundagas rajona valsts arhīva vadītājas b.ZAULES palīdzību, ar rokām pārnest atlikušos dokumentus aptuveni 4 smago mašīnu apjomā. Darbu pabeidzām š.g.20.jūnijā. Ņemot vērā vietējo izpildu komiteju cietsirdīgo attieksmi un to, ka materiālus nevarēja atstāt divās dažādās vietās, biju spiesta izšķirties par tādu, maniem spēkiem pārāk grūto darbu.

IeM VENTSPILS RAJONA VALSTS ARHĪVA VADĪTĀJA /PROSKURJAKOVA/

16. Ventspils rajona valsts arhīva 1954.gada 14.maija inventāra saraksts. (Ventspils ZVA, 346.fonds, 1.apraksts, 61.lieta, 5-6.lapa)

Informācijai! Sakarā ar to, ka aizejot no darba Veltai Zaulei jauns kandidāts arhīva vadītāja amatam vēl nav atrasts, arhīva materiālus pieņem milicijas un izpildu komitejas pārstāvji. Līdz pat 11.novembrim, kad beidzot pieņemta jauna vadītāja, arhīva darbs ir apstājies.
Saskaņā ar noteikumiem, arhīva telpās smēķēt ir aizliegts, tādēļ interesantākais arhīva inventāra priekšmets ir sarakstā oficiāli iekļautais pelnu trauks. 1956.gadā arhīva inventāram klāt nācis roku mazgājamais trauks, karafe, glāze un stikla šķīvis. 1959.gadā arhīvs ir ticis pie šķērēm, dzelzs lādes un pasta kastītes. Dzelzs lāde acīmredzot paredzēta slepeno dokumentu glabāšanai.*

*Ventspils ZVA, 346.fonds, 1.apraksts, 62-63.lieta

Akts

Sastādītāja

Ventspils rajona valsts archīvā Ventspilī Ūdens ielā Nr.5.

Archiva dokumentālos materiālus un inventaru nodod bijušā archiva vadītāja Zaule Velta, Augusta m. un pieņem Ventspils rajona milicijas daļas operatīvais pilnvarotais Engels Arturs, Jāņa d. un Ventspils rajona d.l.d.Padomes* izpildu komitejas kadru daļas vadītāja Eglīte Vera, Jēkaba m., piedaloties Latv.PSR IeM.Archivu daļas inspektorei b.Maksimovai Mildai, Fridricha m.:

[...]

Inventars.

1. Galda lampa
2. Dok.caurumotājs,
3. Rakstāmgalds
4. Skapis (dzeltenā krāsā)
5. Skapis (brūnā krāsā)
6. Galdi divi
7. Kartiteka galdi (divi)
8. Krēsli (divi)
9. Staļina portrets ieramets
10. Ļeņina portrets ieramets.
11. Kartotekas galds (viens)
12. Kartotekas skapji (divi)
13. Plaukti (septiņi)
14. Rakstammašinas galds
15. Atslegas caursledzamas
16. Rakstāmmašīna
17.Galda stikls
18. Atslega priekškarama
19. Spainis
20. Lāpsta
21. Grīdu suka.
22. Tintnīca koka (divi)
23. Dokumentu turētājs
24. Zīmoga spilveni (divi)
25. Pelnu trauks
26. Skaitamie kaulini.
27. Prese

Nodeva :/Zaule/
Pieņēma :/Engels/
Pieņēma :/Eglīte/
Piedaloties :/Maksimova/

*d.l.d.Padome – domāta Darbaļaužu deputātu padome

17. Ieraksti Ventspils rajona valsts arhīva dokumentu izmantošanas reģistrācijas žurnālā 1955.gadā. (Ventspils ZVA, 346.fonds, 1.apraksts, 80.lieta, 2op.lapa)

Informācijai! Dokumentu izmantošanas uzskaites žurnāls saglabājies par 1955.-1956.gadu. Šajā laika posmā galvenokārt uzskaitītas Latvijas PSR Valsts drošības ministrijas darbinieku un Ventspils pilsētas milicijas izmeklētāju izmantotās māju grāmatas.

18. Izraksts no 1957.gada 1.martā Ventspils rajona valsts arhīva glabāšanā esošo fondu saraksta (Ventspils ZVA, 346.fonds, 1.apraksts, 59.lieta, 3-13.lapa)

Informācijai! 1960.gados dokumentus par laika periodu līdz 1945.gada maijam, Kurzemes atbrīvošanai un 2.Pasaules kara noslēgumam, pārved uz tagadējo Latvijas valsts vēstures arhīvu. Zonālie arhīvi līdz ar to darbu turpina kā jaunāko laiku – padomju okupācijas perioda dokumentu glabātavas.

LPSR IeM Archīvu daļai

Ziņas
par dokumentāro materiālu un fondu skaitu uz 1957.g. I. III.
Ventspils rajona valsts archiva

Nr. p.k.	Fonda Nr.	Fonda nosaukums	Fonda pirmoreiz. ienakš. datums	Dok.mat.galejie dati	Dok.mat.skaits uz 57.g.
					Aprakst.	Neaprakst.	Kg
1/	1.	Ventspils pilsetas valde	1945.g.	1730-1944.g.	1428	300
2/	2.	Piltenes pilsetas valde	1945.g.	1919-1940.g.	405
		[...]
7/	7.	Ventspils valsts komercskola un arodu skola	1945.g.	1922-1945.g.	237
8/	8.	Ventspils pilsētas 1.pamatskola	1945.g.	1920-1938.g.	224
		[...]
13/	13.	Ventspils – Talsu aprinku skolu inspektors	1945.g.	1931-1940.g.	29
14/	14.	Ventspils aprinka miertiesneša kriminallietas	1945.g.	1941-1945.g.	1196
		[...]
22/	22.	Ventspils pilsetas majas gramatas : kolekcija	1945.g.	1919-1945.g.	1961
23/	23.	Ventspils aprinka Ugales pagasta valde	1945.g.	1923-1944.g.	20
		[...]
28/	28.	Ventspils valsts Gimnazija	1945.g.	1928-1944.g.		3
		[...]
30/	30.	Ventspils pasta un telegrafa kantoris	1945.g.	1922-1944.g.	66
		[...]
38/	38.	Ventspils latviešu sporta biedrība „SPARS”	1945.g.	1931-1944.g.		5
39/	39.	Ventspils pilsetas 7.ebreju pamatskola /no 1941.g.saucas Ventspils pils.7.pamatskola/	1945.g.	1933-1944.g.		26
		[...]
41/	41.	Ventspils darbinieku kopeja slimo kase	1945.g.	1921-1941.g.	79
42/	42.	Ventspils rajona elektroenerģijas apgades kantoris	1945.g,	1940.g.		1
43/	43.	Ventspils brauceju artelis „Smagais”	1945.g.	1925-1936.g.		5
		[...]
47/	47.	Ventspils aprinka Darbalaužu deputātu Padomes izpildu komiteja	1949.g.	1945-1948.g.	67
		[...]
54/	54.	Jekabpils notars „Jagda Ernests”	1945.g.	1927.g.		1
		[...]
79/	79.	Ventspils Latviešu biedrība	1945.g.	1919-1943.g.		3
		[...]
94/	94.	Ventspils pilsetas, Namu īpašnieku un īrnieku reģistrs	1945.g.	1928-1939.g.	214
		[...]
104/	104.	Ventspils dzirnavas	1945.g.	1941-1945.g.	-	-	-
124/	124.	Ventspils kokzagetava „Vulfs Perls”	1945.g.	1941.g.		2
		[...]

19. Bijušās Ventspils rajona valsts arhīva vadītājas Skaidrītes Tihomirovas 1959.gada 2.aprīļa paskaidrojums Latvijas PSR Iekšlietu ministrijas Arhīvu daļas priekšniekam Kadiķim par dokumentu iztrūkumu arhīvā. (Ventspils ZVA, 346.fonds, 1.apraksts, 63.lieta, 25.lapa)

20. Ventspils rajona izpildu komitejas 1959.gada 5.jūnija lēmums Nr.115 par Popes ciema kolhozu un iestāžu arhīvu darbu. (Ventspils ZVA, 346.fonds, 1.apraksts, 84.lieta, 7-9.lapa)

Ventspils rajona darbaļaužu deputātu Padomes izpildu komitejas

lēmums Nr.115

Ventspilī, 1959.g.5.jūnijā

Par Popes ciema kolhozu un iestāžu
arhīva saimniecību

Izskatot materiālus par Popes ciemā esošo kolhozu un iestāžu arhīva saimniecību, Ventspils rajona darbaļaužu deputātu Padomes izpildu komiteja konstatē,
ka arhīva dokumentu kārtošana un nodošana Ventspils rajona izpildu komitejas arhīvā norit neapmierinoši.
Šīs ciema Padomes kolhozi un iestādes nav izpildījuši 1956.gada 14.decembra rajona izpildu komitejas lēmumā Nr.265 „Par arhīva dokumentu apstrādāšanu un nodošanu” noteiktos termiņus, kā arī pārējos uzdevumus, kas saistīti ar šo darbu.
Gandrīz visās iestādēs un abos kolhozos nav ar pavēli atzīmētas personas, kas atbildētu par arhīva saimniecību.
Arhīva materiāli glabājas neaizslēgtos skapjos vai kastēs. Dokumenti, pa lielākai daļai, nav apstrādāti un atlasīti. Atsevišķos gadījumos, kā piem. Kolhozā „Sarkanā bulta” dokumenti pieejami grauzējiem.
Mainoties kolhozu priekšsēdētājiem vai iestāžu vadītājiem netiek nodoti arhīva materiāli ar aktiem, bet tiek saņemti bez uzskaites, kādēļ pakļauti ļaunprātīgai iznīcināšanai, kā piem. Popes patērētāju biedrībā arhīva dokumenti ir tikai no 1950.gada, kaut gan šī iestāde pastāv no 1945.gada.

Ventspils rajona darbaļaužu
deputātu Padomes izpildu komiteja
nolemj :

1) Uzdot Popes ciema kolhozu priekšsēdētājiem un iestāžu vadītājiem :
a) nozīmēt ar pavēli darbinieku – arhīva pārzini, kas būtu pilnīgi atbildīgs par arhīva materiālu kārtošanu un glabāšanu,
b) līdz š.g.1.oktobrim sakārtot, apstrādāt un nodot rajona izpildu komitejas arhīvā dokumentus par laiku līdz 1953.gadam ieskaitot,
c) pārējos arhīva materiālus uzglabāt uz vietas kolhozos vai iestādēs, nodotus ar parakstu arhīva pārziņiem, slēgtos skapjos un aizsargāt tos no bojāšanas un ļaunprātīgas izvazāšanas.
2. Uzdot visiem Ventspils rajona kolhozu priekšsēdētājiem, iestāžu, organizāciju un uzņēmumu vadītājiem ieviest kārtību arhīva dokumentu sakārtošanā un nodošanā, vadoties pēc šinī lēmumā norādītajiem termiņiem.
3. Uzdot visiem kolhozu priekšsēdētājiem līdz š.g.1.oktobrim apstrādāt un nodot visu likvidēto kolhozu dokumentus rajona izpildu komitejas arhīvā.
4. Uzdot Ventspils rajona skolu direktoriem un pārziņiem nekavējoties nodot rajona izpildu komitejas arhīvā skolās atrodošos dokumentus par buržuāziskās Latvijas periodu. Ja šie materiāli nav apstrādāti nodot tos neapstrādātā veidā.
5. Uzdot Ventspils rajona tautas izglītības nodaļai kontrolēt skolas par arhīva glabāšanu, kā arī izsūtīt visām skolām izglītības ministrijas piesūtīto nomenklatūru.
6. Uzdot Ventspils rajona lauksaimniecības inspekcijai izvedot kolhozu grāmatvedības revīzijas, pārbaudīt arī arhīva saimniecības stāvokli.
7. Mainoties rajona uzņēmumu, organizāciju un iestāžu vadītājiem un kolhozu priekšsēdētājiem obligāti ar aktu pieņemt un nodot arhīva saimniecību.
8. Uzdot visām ciemu darbaļaužu deputātu Padomju izpildu komitejām kontrolēt arhīvu saimniecību stāvokli sava ciema teritorijā atrodošajos uzņēmumos, iestādēs un kolhozos.
9. Uzdot Ventspils rajona izpildu komitejas arhīva vadītājai b.Sorokinai kontrolēt un palīdzēt iestāžu, uzņēmumu un kolhozu arhīvu sakārtošanā un apstrādāšanā, šinī nolūkā sniedzot paskaidrojumus uz vietas un semināros.
10. Kontroli par šī lēmuma izpildi uzlikt b.Veselei – rajona izpildu komitejas sekretārei.

Ventspils rajona darbaļaužu deputātu Padomes
izpildu komitejas priekšsēdētājs /Mūrnieks/

Ventspils rajona darbaļaužu deputātu Padomes
izpildu komitejas sekretāre /Vesele/

Ventspils pilsētas valsts arhīvs
1959 - 1964

Informācijai! Ventspils zonālā valsts arhīva rīcība esošajos dokumentos nav atrodamas ziņas par Ventspils pilsētas arhīva izveidošanu. 1959.gada 11.novembrī darbu pārtrauc Ventspils rajona izpildu komiteja, tās funkcijas pārņem Ventspils pilsētas izpildu komiteja. Domājams, ka Ventspils pilsētas valsts arhīva izveidošana notikusi aptuveni šajā laikā. To apstiprina arī fakts, ka pirmais Ventspils pilsēta valsts arhīva darba pārskats sastādīts par 1959.gada 4.ceturksni. Iespējams, ka notikusi vienkārša Ventspils rajona valsts arhīva pārdēvēšana, jo pilsētas arhīva vadītājas pienākumus turpina pildīt rajona arhīva vadītāja Zenta Sorokina. 1963.gada 10.oktobrī par Ventspils pilsētas valsts arhīva vadītāju kļūst Ilga Grīnīte.*
964.gada aprīlī arhīvs tiek likvidēts sakarā ar Centrālā valsts Oktobra Revolūcijas arhīva filiāles nodibināšanu Ventspils pilsētā

*Ventspils ZVA, 346.fonds, 1.apraksts, 87,97.lieta

21. Ziņojums par Ventspils pilsētas valsts arhīva darbu 1959.-1961.gadā. (Ventspils ZVA, 346.fonds, 1.apraksts, 93.lieta, 3-6.lapa)

IeM Arhīvu daļai
Rīga.

Ziņojums par Ventspils pilsētas valsts arhīva dokumentāro materiālu apstrādāšanu un
dokumentāro materiālu uzskaiti 1959 – 1961 gados.

Ventspils pilsētas valsts Arhīvs izveidojies uz Ventspils apriņķa un rajona valsts Arhīvu bāzes, kur bija ļoti daudz neapstrādātu dokumentāro materiālu. Līdz 1959.gadam arhīvā nebija izdarīta precīza dokumentāro materiālu sistematizācija pa fondiem, fondu dokumentārie materiāli bija sajaukti.
Pieņemot 1959.gadā Ventspils rajona valsts Arhīvu, nodošana – pieņemšana ieilga no 2/I – 26/III un ar to dokumentācijas noformēšanu līdz 2/IV – 1959.gadam.

[...]

Izvestā darba rezultātā tika konstatēts, ka valsts Arhīvā nav fondēti daudzi fondi un daudz dokumentāro materiālu nav aprakstīti. Uz 1959 gada 2/IV Ventspils rajona valsts Arhīvā glabājas 262 fondi ar 55821 glab. vienības un 18278 kartotēkas kartiņas.
No tiem 129 fondi nebija apstrādāti pilnīgi un 44 fondiem neapstrādāti fondu gali. Pavisam bija neapstrādātas 25554 g.v.* un 7838 kartiņas.
Apstrādāti 133 fondi ar 31303 g.v. un 9437 kartiņas.
No apstrādātiem fondiem iztrūka 224 g.v. no 24 arhīva fondiem. Par ko tika sastādīti akti, nosūtīti Arhīvu daļai, kā arī 1959.g. 13/IV izskatīts jautājums rajona Izpildu komitejas sēdē. Par šo pieņemts rīkojums Nr.67 par dokumentu sameklēšanu un norakstīšanu. Turpmākā darba periodā valsts Arhīva tika atrastas – 52 g.v. no 88 arhīva fonda „Personu apliecības un pasu kolekcijas, bet pārējās nav atrastas.
Uz pārbaudes sākumu Ventspils rajona Valsts arhīvā fondu uzskaites grāmatā bija uzskaitīti 171 fonds, no kuriem 8 fo**.skaitījās nodoti Centrālajam valsts Arhīvam, bet faktiski vēl 5 – os no tiem bija palikuši daļa dokumentāro materiālu un līdz šim glabājas Ventspils pilsētas valsts Arhīvā. Bet 5 fondu ieraksti tika anulēti, kā uzskaitīti vairākas reizes.
Tā tad kopā uz pieņemšanas dienu Arhīvā bija faktiski uzskaitīti 163 fondi. Bet pēc pārbaudes izbeigšanas valsts Arhīvā atrasti un ievesti fondu grāmatā 262 fondi.

[...]

Uz šo dienu Ventspils pilsētas valsts Arhīvā vēl uzglabājas 19 neapstrādātu fondu no dažādiem republikas rajoniem, kurus būtu vēlams nodot Centrālajam valsts Arhīvam, vai attiecīgiem rajonu valsts Arhīviem. Šie dokumentārie materiāli ir pamatā Ulmaņu vai vācu okupācijas periodu dokumentācija, kurus vācu okupācijas laikā vācieši saveduši Ventspilī.

[...]

Kā arī lielo daudzumu no neapstrādātajiem dokumentāriem materiāliem t.i ap 1150 g.v. sastāda Ventspils pilsētas valdes, Notāriem Vahera, Bertaja, Kvēlberga uc.dokumentārie materiāli par 1826-1920 gadiem, kuru dokumentācija vesta vācu valodā, kurus uz vietas apstrādāt nevaram, jo nepārvaldam valodu. Kādēļ lūdzam pieņemt pēdējos Centrālajā valsts Arhīvā, vai komandēt darbinieku šī darba veikšanai.

[...]

Ventspilī, 1961 g. 6/XII

Ventspils pilsētas valsts Arhīva vadītāja : /Sorokina/

* g.v. – glabājamās vienības
** fo – fondi

22. Latvijas PSR Ministru Padomes 1959.gada 22.jūlija rīkojums Nr.1274-r par arhivāra štata vienības ieviešanu Ventspils rajona valsts arhīvā. (Ventspils ZVA, Latvijas PSR Ministru Padomes lēmumu un rīkojumu kolekcija)

Informācijai! Kopš 1945.gada pavasara, kad Ventspilī darbu uzsāk valsts arhīvs, arhivāra darba apjomi ir vairākkārt pieauguši. 1959.gada nogalē Ventspils pilsētas valsts arhīvā uzskaitīti 306 fondi ar 87225 glabājamām vienībām, no tiem 38 % ir nesakārtoti un neaprakstīti dokumenti. Sakarā ar administratīvo reformu – Ventspils rajona likvidēšanu, arhīvs tuvākā laikā valsts glabāšanā plāno pieņemt vēl aptuveni 100000 glabājamo vienību. Gadā arhīvs izsniedz aptuveni 600 izziņas, apstrādā valsts glabāšanā pieņemtos nesakārtotos dokumentus un sniedz metodiskas konsultācijas iestādēm, kas dokumentus apstrādā pašas. Bez tam vienīgajam arhīva darbiniekam jātiek galā ar arhīva telpu apsaimniekošanu – apkurināšanu un uzkopšanu. Ar milzīgajiem darba apjomiem vienam cilvēkam ir grūti tikt galā, tādēļ jūtami cieš darba kvalitāte – glabātavās uzkrājas neapstrādāti dokumenti, izziņas sastādītas neprecīzi, iekavējas iestāžu arhīvu apsekošana un dokumentu pieņemšana valsts glabāšanā.
Nav zināms, kādēļ Ventspils rajona izpildu komiteja nav izpildījusi LPSR Ministru Padomes 1959.gada 22.jūlija rīkojumu Nr.1274 - r par otra darbinieka - arhivāra pieņemšanu Ventspils rajona arhīvā. Jau pēc dažiem mēnešiem – 1959.gada 11.novembrī Ventspils rajona izpildu komiteja tiek likvidēta un dokumentos redzams, ka jaunizveidotajā Ventspils pilsētas arhīvā, kas ir rajona arhīva funkciju pārņēmējs, darbu joprojām turpina tikai viens darbinieks.
1959.gada 11.decembrī Ventspils pilsētas izpildu komiteja sagatavo lūgumu LPSR Ministru Padomei par papildus štata vienību ieviešanu arhīvam. Arhīva vadītāja 1960.gada 1.ceturkšņa darba plānu sagatavo diviem darbiniekiem, gan ar piebildi, ka pagaidām izpildu komitejai vēl nav doti norādījumi par otru arhīva štata vienību.1960.gada 17.februārī vecākās arhivāres amatā beidzot stājas bijusī Ventspils rajona valsts arhīva vadītāja Skaidrīte Tihomirova. Kā redzams atzīmē par dokumenta saņemšanu, LPSR Ministru Padomes 1959.gada 22.jūlija rīkojumu Nr.1274 – r Ventspils pilsētas izpildu komiteja saņēmusi tikai 1960.gada 1.aprīlī.*

*Ventspils ZVA, 346.fonds, 1.apraksts, 84., 87., 98.lietas

Tulkojums.

Latvijas PSR Ministru Padome

Rīkojums Nr.1274 – r

Rīga

Ar 1960.gada 1.janvāri ieviest Ventspils, Jēkabpils, Limbažu, Madonas, Talsu, Kuldīgas, Tukuma rajona Darbaļaužu deputātu padomes izpildu komiteju un Rēzeknes pilsētas Darbaļaužu deputātu padomes izpildu komitejas valsts arhīvu štatos arhivāra amatu ar darba algu 450 rubļi mēnesī.

Latvijas PSR Ministru Padomes Priekšsēdētāja Vietnieks /M.Plūdons/

23. Ventspils pilsētas valsts arhīva 1961.gada pase. (Ventspils ZVA, 346.fonds, 1.apraksts, 95.lieta, 10.lapa)

24. Ventspils pilsētas valsts arhīva 1961.gada 8.maija ziņojums par arhīva izziņu sagatavošanas darbu. (Ventspils ZVA, 346.fonds, 1.apraksts, 93.lieta, 1-2.lapa)

IeM Arhīvu daļai
Rīgā

Ziņojums par izziņu darbu Ventspils pilsētas valsts Arhīvā un iestādēs.

Ventspils pilsētas valsts Arhīvā patreiz atrodas uzglabāšanā 354 fondi aptuveni ar 97422 g.v. un kartotēku. No minētiem – 56 fondu ar 15286 g.v. un kartotēku nav apstrādāti pilnīgi un 37 fondu gali arv8521 g.v. un kartotēku, kas kopā sastāva 93 fondus ar 23807 g.v. un kartotēku vai 1/3 no visa arhīva fondu sastāva. Neapstrādātie dokumentārie materiāli pamatā ir Ulmaņa un Vācu okupācijas dokumentācija, kuri ļoti bieži izmantojami pie izziņu darba. Un tā kā dokumenti saglabājušies ļoti saraustīti, izziņu darbs ir apgrūtināts, līdz ar ko nevar izpildīt uzliktās arhīva darba normas. Uz izziņu darbs aizpilda lielāko daļu no paredzētā arhīva darba dienu budžeta. Par darba periodu 1960 gadā izsniegtas – 613 izziņas un 1961 gada četros mēnešos jau izsniegtas 263 izziņas pilsoņiem un iestādēm par darba stāžu, izglītību, īpašuma piederību u.c.
Strādājot pie izziņu darba ir gadījumi, kad pie vienas izziņas sameklēšanas jāpatērē viena līdz pusotras nedēļas, lai sameklētu datus par darba stāžu par 15-20 gadiem. Tāds stāvoklis ir ar Ventspils pilsētas valdes, Šoseju un zemes ceļu departamenta 8 rajona inženiera, Ventspilī, Ventspils pasta un telefona kantori, bijušām pagasta valdēm, Notariātu kantoriem, Ventspils Slimo kases, Zemes grāmatu nodaļām un no Padomju perioda dokumentācijas Ugāles un Ventspils MRS un MS un daudziem citiem.
Minētiem fondiem gandrīz visiem nav pavēļu grāmatu, darbinieku algu kartotēku, personālās lietas. Izziņas pienākas meklēt pēc nepilnīgi saglabājušamies algu sarakstiem, iesniegumiem, sarakstīšanās dokumentācijas, dažādiem parakstiem un sarakstiem. Strādājot pie iepriekš minētiem un daudziem citiem fondiem nevaram izmantot Jūsu ieteikto metodi, apvienoti meklēt 2-3 radnieciskas izziņas no viena fonda, jo rodas kļūdas, tā kā darba stāžs jāsavelk burtiski par dienām. Kur katram darba veidam sastādīti atsevišķi algas saraksti, un vienam pilsoniem iznāk no 5-10 algu saraksti par vienu mēnesi. [...] Daudzos gadījumos dotie lietu nosaukumi neatsedz lietās koncentrēto dokumentu saturus. Iznesti uz vākiem maznozīmīgo dokumentu saturi, kad tajās koncentrēti materiāli izmantojami izziņu darbam. Un tikai pie rūpīgas visa fonda dokumentācijas pārbaudes var sameklēt vajadzīgos datus. Arhīvā arī starp apstrādāto fondu dokumentāriem materiāliem atrodas daudz makulatūras, kas aizņem lielu laiku pie izziņu meklēšanas, lai atrastu vērtīgos dokumentus, kas koncentrēti kopā ar vērtību zaudējušiem. Kas arī pārblīvē arhīva telpas.
Valsts arhīvā pie izziņu darba ir arī daži trūkumi, dažos gadījumos dokumentu sliktas apdares dēļ agrāk tika pielaistas kļūdas, kuras tagad pie labākas dokumentu pārzināšanas, tiek labotas. Dažos gadījumos tiek dotas pilsoņiem un iestādēm papildus izziņas. Ir gadījumi kad pieprasīto iestāžu dokumenti saglabājušies daļēji un pilsoniem tika izdota negatīva izziņa, bet pie izziņu meklēšanas citiem pilsoņiem, pavisam citā fondā tiek atrastas vajadzīgās ziņas. [...]
1959.gadā ir bijuši gadījumi iestādēs un konkrēti Autotransporta un šose[ju] Ministrijas ceļu ekspluatācijas rajonā Nr 8 , Ventspilī, kad vecie darbin[ieki] devuši izziņas pilsoņiem par darba stāžu pēc atmiņas, par Ulmaņa periodu un Vācu okupācijas periodu. [...]

Ventspils pilsētas valsts Arhīva vadītāja /Sorokina/

1961. g.8 maijā.

25. Ventspils pilsētas valsts arhīva 1961.gada 23.decembra ziņojums par iestāžu arhīvu uzraudzības darbu. (Ventspils ZVA, 346.fonds, 1.apraksts, 93.lieta, 7-12.lapa)

LPSR IeM Arhīvu daļas priekšniekam
Rīga.

Ventspils pilsētas valsts Arhīva ziņojums par LPSR Partijas Centrālās Komitejas un Ministru Padomes 1956 gada 7/IV lēmuma Nr.15 izpildes gaitu Ventspils pilsētas un rajona iestādēs un Ventspils pilsētas valsts Arhīvā.

Ventspils pilsētas un rajona teritorijā ar visām sīkām iestādēm un organizācijām darbojas 302 iestādes, skolas, kolhozi un organizācijas. Par laika periodu no 1956-1961 gadam no Ventspils pilsētas valsts Arhīva darbiniekiem iestāžu arhīvos un tekošā lietvedībā apsekošana izvesta – 232 reizes. No minētā skaita dažas iestādes apsekotas no 2-4 reizēm. Apsekojot iestādes konstatēts, ka pilsētas un rajona teritori[jā] ir vēl daudz iestāžu, organizāciju un uzņēmumu, kur tekošā lietvedība un arhīva saimniecība tiek vestas pavirši, dokumentāriem materiāliem netiek piegriezta vajadzīgā uzmanība. Iestāžu dokumentārie materiāli par periodu no 1945g. līdz šim laikam nav sakārtoti. Par arhīviem nav nozīmēti ar pavēli atbildīgie darbinieki. Arhīva dokumentārie materiā[li] uzglabājas neapmierinošās telpās, materiālu noliktavās, bēniņos un dažkārt arī šķūņos. Tā rezultātā dokumenti bojājas un iet zudumā. Dažās iestādēs, kā Ventspils Tirdzniecības ostā, Upju transporta pārvaldes Ventspils piestātnes, Ventspils pienotavas, Labības Sagādes punkta un daļēji no Ventspils pilsētas Rūpkombināta dokumentārie materiāli ir nelikumīgi iznīcināti, kas tika konstatēts pie pārbaudes izvešanas 1958 gadā. [...]

Ventspils pilsētas valsts Arhīva vadītāja /Sorokina/

Ventspilī, 1961 g.23./XII

Metodiskais nodrošinājums

Informācijai! Ventspils zonālajā valsts arhīva Metodiskajā bibliotēkā saglabājies samērā bagātīgs klāsts arhīva darba instrukciju un noteikumu. Bibliotēkā atrodamā senākā – PSRS tautas komisariātu, iestāžu, uzņēmumu un organizāciju arhīvu darba instrukcija – pieņemta ar PSRS Iekšlietu Tautas komisāra 1940.gada 23.februāra pavēli Nr.114. Tajā norādītie arhīva darbības pamatprincipi ir tādi paši, pēc kādiem vadās arī mūsdienu Latvijas valsts arhīvi.

26. Izraksts no 1957.gada 22.jūnijā apstiprinātajiem rajonu valsts arhīvu darba noteikumiem. (Ventspils ZVA, Metodiskās bibliotēkas fonds Nr.40)

Apstiprināti
ar PSRS IeM Galvenās arhīvu pārvaldes
priekšnieka 1957.g.22.VI pavēli Nr.37

NOTEIKUMI
PAR RAJONU VALSTS ARHĪVU DARBU

I VISPĀRĒJIE NORĀDĪJUMI

[...]

§ 4 Rajonu valsts arhīvu uzdevumi ir sekojoši :
a) kontrole par rajona nozīmes iestāžu arhīvu darbu, tajos koncentrēto dokumentāro materiālu stāvokli un glabāšanu, dokumentāro materiālu vērtības ekspertīzes pareizību un materiālu pareizu atlasīšanu iznīcināšanai, kā arī rajona, pilsētas un ciema iestāžu, organizāciju un uzņēmumu, MTS, kolhozu un sovhozu darbinieku instruēšana un konsultēšana visos arhīva darba jautājumos;
b) sekot, lai rajona teritorijā nenotiktu nelikumīga dokumentāro materiālu iznīcināšana, bojāšana vai bēdzināšana un ierosināt rajona izpildu komitejā jautājumu par to personu saukšanu pie atbildības, kuras vainīgas centrālo un vietējo varas orgānu izdoto norādījumu, noteikumu un instrukciju pārkāpšanā arhīva lietās;
c) dokumentāro materiālu pieņemšanu no iestādēm;
d) likvidēto iestāžu bezsaimnieka materiālu noskaidrošana un pieņemšana arhīvā, kā arī rajona ievērojamāko darbinieku personīgo arhīvu vākšana;
e) arhīvā koncentrēto dokumentāro materiālu uzskaite un saglabāšanas nodrošināšana;
f) Dokumentāro materiālu zinātniskās un praktiskās vērtības ekspertīze un to materiālu atlasīšana iznīcināšanai, kuriem notecējuši glabāšanas termiņi;
g) dokumentāro materiālu izsniegšana pētniekiem darbam rajona arhīva lasītavā vai arī to izsniegšana iestādēm pagaidu lietošanā;
h) iestāžu pieprasījumu izpildīšana, arhīva izziņu, kopiju un izrakstu izsniegšana iestādēm un PSRS pilsoņiem;
i) dokumentāro materiālu nodošana augstākstāvošam arhīvam pēc tam, kas notecējis termiņš to glabāšanai rajona arhīvā.

27. Izraksts no PSRS Iekšlietu tautas komisāra 1940.gada 23.februāra pavēles Nr.114 „Par PSRS tautas komisariātu, iestāžu, uzņēmumu un organizāciju arhīvu darba instrukcijas izsludināšanu” par iestādes arhīva iekārtošanu un uzturēšanas kārtību. (Ventspils ZVA, Metodiskās bibliotēkas fonds Nr.145)

Informācijai! 2004.gadā Valsts arhīvu ģenerāldirekcijā apstiprinātajos „Norādījumos dokumentu saglabāšanā valsts arhīvu sistēmas iestādēm” rekomendētie glabāšanas apstākļi daudz neatšķiras no 1940.gada instrukcijā noteiktajiem – 2-18 grādu temperatūra ar pieļaujamo svārstību ne vairāk kā 1 grāds diennaktī un 30-50 % mitrums ar pieļaujamo svārstību ne vairāk kā 5 % diennaktī. Zonālajos valsts arhīvos arhīvglabātavu durvis katru vakaru turpina aizplombēt līdz par 1980.gadu nogalei .Deviņdesmito gadu sākumā par šo tradīciju liecina vairs tikai plastilīna noķēpātas durvju stenderes.

Tulkojums no krievu valodas

Instrukcija
PSRS tautas komisariātu, iestāžu, uzņēmumu un organizāciju arhīvu darbam.

[...]

XII nodaļa.

Iestādes arhīva iekārtošana un uzturēšanas kārtība.

§ 108. Iestādes arhīva telpām jāatbilst sekojošām prasībām :
a) no citām telpām jābūt norobežotām ar kapitālām sienām vai aizsprostu;
b) jābūt sausām un drošām ugunsgrēka vai plūdu gadījumā;
c) glabātavā pastāvīgi jāuztur 14 – 18 grādu temperatūra pēc Celsija, relatīvais gaisa mitrums 45 – 65%
d) materiāliem jābūt pasargātiem no tiešas saules gaismas iedarbības.

§ 109. Glabātavām jābūt aprīkotām ar skapjiem vai stelažiem. Stelažiem un skapjiem jāatrodas 100 mm no sienas, bet apakšējiem plauktiem ne mazāk kā 150 mm no grīdas.
Stelažiem vienam no otra jāatrodas ne mazāk kā 900 mm attālumā , bet galvenajām ejām ( centrālajām vai sānu) ne mazāk kā 1250 mm platām.
§ 110. Pirmā un otrā stāva glabātavu logiem jābūt aizrestotiem ar metāliskām restēm.
§ 111. Glabātavās nedrīkst atrasties metāliskas krāsnis un dzelzs skursteņi. Krāsns kurtuve nedrīkst iziet uz glabātavas telpu.
§ 112. Kā mākslīgais apgaismojums glabātavā pieļaujams tikai elektriskais. Elektriskajiem vadiem jābūt slēptiem vai ieliktiem Bergmaņa caurulē*. Drošinātājiem jāatrodas ārpus arhīva. Elektriskā apgaismojuma armatūrai jābūt hermētiski noslēgtai.
§ 113. Arhīvglabātavās aizliegts pīpēt.
§ 114. Arhīvam jābūt nepieciešamajiem ugunsdzēšamajiem līdzekļiem : ugunsdrošības signalizācijai, ugunsdzēsības krāniem un šļūtenēm, ugunsdzēšamajiem aparātiem pietiekoša daudzumā. Gadījumā, ja tādu aprīkojumu nav iespējams nodrošināt, glabātavas tuvumā jāatrodas mucām ar ūdeni, ugunsdzēšamajiem spaiņiem un kastēm ar smiltīm. Starp iestādes darbiniekiem jau iepriekš jābūt sadalītiem pienākumiem ugunsgrēka gadījumā.
§ 115. Arhīvā aizliegts glabāt nepiederošus priekšmetus.
§ 116. Glabātavas durvīm ārpus darba laika jābūt aizslēgtām, aizzīmogotām vai aizplombētām. Zīmogs vai plombētājam jāatrodas pie iestādes arhīva priekšnieka vai pilnvarota darbinieka. Iestādes arhīvu aizslēdz un atslēdz arhīva priekšnieka vai pilnvarotā darbinieka klātbūtnē. Aizliegts iznest no arhīva iekšējo durvju, skapju un galdu atslēgas. Iekšējo durvju atslēga glabājas iestādē. Glabātavā aizliegts ieiet nepiederošām personām.

[...]

PSRS IeM Galvenās arhīvu pārvaldes priekšnieka v.i. valsts drošības kapteinis Ņikitinskis
PSRS IeM GAP Organizācijas un metodikas nodaļas priekšnieks Fomins

* Bergmaņa caurule - termins būvniecībā

28. Izraksts no 1950.gadu sākumā rajonu valsts arhīviem piesūtītiem pamatnoteikumiem dokumentāro materiālu aprakstīšanai PSRS valsts arhīvos. (Ventspils ZVA, Metodiskās bibliotēkas fonds Nr.67)

Informācijai! Dokumentu sakārtošanas pamatprincipi joprojām nav mainījušies – lapas numurē labā augšējā stūrī ar parasto zīmuli, sistematizētos dokumentus ievieto vai nu aizsienamos vākos vai iešuj ar izturīgu lina vai kaprona diegu. Valsts arhīvu darbības pirmsākumos lietu iešūšanai izmantoti dažādi palīglīdzekļi, pat nagla un āmurs biezas lietas „caursišanai”, lai būtu vieglāk izvērt cauri diegu. Mūsdienās nekas labāks par vienkāršu īlenu un elektrisko urbi nav atklāts.

Tiek sūtīts pēc saraksta
eks. Nr.14

PAMATNOTEIKUMI DOKUMENTĀRO MATERIĀLU APRAKSTĪŠANAI PSRS VALSTS ARHĪVOS

Vispārīgie norādījumi

§ 1. PSRS Valsts archiva fonda dokumentāro materiālu aprakstīšana ir svarīgs zinātnisks darbs, kas nodrošina :
a) dokumentāro materiālu glabājamo vienību uzskaiti;
b) dokumentāro materiālu satura atsegšanu, kas ļauj tos izmantot zinātniskos un praktiskos nolūkos;
c) dokumentāro materiālu sistematizācijas nostiprināšanu;
d) dokumentāro materiālu saglabāšanu.

§ 1. Aprakstot dokumentāros materiālus, dokumentos ietvertai faktu un notikumu politiskai jēgai jāiegūst marksistiski – ļeņiniskās metodoloģijas pareizs apgaismojums.
Aprakstāmo glabājamo vienību saturs jāizsaka mūsdienu valodā, neatkarīgi no dokumentāro materiālu rašanās laika.
Vecu archaisku izteicienu, šķiriski svešu formulējumu un spriedumu, kas sagroza faktu un notikumu politisko jēgu un izkropļo patiesību, mechaniska norakstīšana no dokumenta teksta glabājamās vienības virsrakstā nav pielaižamas.

[...]

II. SAGATAVOŠANA APRAKSTĪŠANAI
(Glabājamo vienību noformēšana)

1.Lapu numerācija

§ 21. Lai nostiprinātu dokumentu sakārtojumu un nodrošinātu to saglabāšanu, visas glabājamās vienības lapas (izņemot neaprakstītās un noslēguma paraksta lapas) ir jānumurē.
Sējumos sastādītās „lietas” („sarakstes”, „krājuma”) lapas numurējamas katrā sējumā atsevišķi.

§ 22. Glabājamās vienības lapas numurē arābu cipariem nepārtrauktā secībā lapas augšējā labā stūrī, neskarot tekstu, ar vienkāršo zīmuli vai numeratoru.
Fotografijas un citus ilustratīvus materiālus numurē otrā pusē augšējā kreisā stūrī.
Iekšējā apraksta lapas numurē atsevišķi arābu cipariem.
P i e z ī m e. 1) Nav ieteicams sevišķi vērtīgus dokumentus numurēt ar numeratoru.
2) Aizliegts lapas numurēt ar tinti vai krāsainiem zīmuļiem.

§ 23. Vienā malā piešūta lapa numurējama kā viena lapa.
Uz pusi salocīta un vidū piešūta lapa numurējama kā divas lapas.
Vairākkārtīgi salocīta, vienā malā piešūta lapa numurējama atlocītā veidā kā viena lapa.
Lapa ar uzlīmētiem materiāliem (izgriezumiem, fotografijam, izrakstiem u.c.) numurējama kā viena lapa; uzlīmētie materiāli nav jānumurē.
Ja dokumentam ar vienu malu pielīmēti citi dokumenti (izgriezumi, tulkojumi, teksta iespraudumi u.c.), tad katrs dokuments jānumurē atsevišķi.

§ 24. Aprakstītas aploksnes jānumurē, neaprakstītas aploksnes nav jānumurē; aplokšņu saturs (katrs dokuments) numurējams aplokšņu numuram sekojošā numerācijā.
Ja aploksnes saturu nevar numurēt (monētas, medaļas u.c.), to skaits jāatzīmē uz aploksnes un noslēguma parakstā.

§ 25. Glabājamā vienībā iešūtus dokumentus ar patstāvīgu numeraciju, tai skaitā arī iespieddarbus (kam vairāk par 32 l.p.), var numurēt vispārējā kārtībā, vai arī tie patur savu numerāciju, kas jāatzīmē noslēguma parakstā.

§ 26. Glabājamās vienības pielikums, kas sastāda atsevišķu sējumu (daļu), jānumurē kā patstāvīga vienība.

§ 27. Vecā lapu numeracija paturama, ja pārbaudē izrādās, ka tā ir pareiza, vai arī ja novirzīšanās no noteikumiem ir maza.
Tajos gadījumos, kad lapu numeracijas pārbaudē izrādīsies, ka nepareizību ir daudz, glabājamā vienība ir jāpārnumurē.
Pārnumurējot lapas vecā numeracija nav jāizdzēš, bet jāpārsvītro ar vienu slīpu svītru.

§ 28. Ja lapu numeracija kļūdu ir maz, tad tās ir jāizlabo sekojoši :
a)nenumurētās lapas jānumurē ar iepriekšējās lapas numuru, pievienojot burtus „b” , „c”, „d” utt., bet pie iepriekšējās numurētās lapas jāpievieno burts „a”;
b)ja viens numurs atkārtojas uz vairākām sekojošām lapām, tad katrā lapā pie numura pievienojami burti „a”, „b”, „c” utt.
Norādītās nepareizības, kā arī izlaistie lapu numuri jāatzīmē noslēguma parakstā.

[...]

4.Glabājamās vienības lapu šūšana.

§ 39. Dokumenti, kas veido patstāvīgu glabājamo vienību, jāieliek vākos (kartona) un pēc tam jāsašuj. Svarīgas glabājamās vienības jāiesien vai jāsabrošē.

§ 40. Dokumenti, kuri nav jāšuj (kartotēka, plāni, speciāli mākslieciski – vēsturiski dokumenti u.c.) jāievieto slēgtos vākos (vākos ar atlocēm), kartona kārbās.
Privātpersonu fondos rokraksti un vēstules nav jāiešuj.

§ 41. Vienas glabājamās vienības biezums nedrīkst pārsniegt 30 – 40 mm, lapu skaits 200 – 250 lapu.
Lietas, kas pārsniedz noteiktos izmērus, var sadalīt sējumos (daļās), pie kam nedrīkst pārtraukt dokumentu loģisko sakarību un hronoloģisko secību. Lietu sadalīšana sējumos nav ieteicama tajos gadījumos, kad tā var radīt dokumentu mechaniskus bojājumus.

§ 42. Katras izveidotās glabājamās vienības beigās bez dokumentiem, kas sakrājušies fondraža (iestādes, uzņēmuma, organizācijas) darbības gaitā, jābūt tīrām lapām noslēguma paraksta sastādīšanai un atzīmēm par lapu numerācijas pārbaudi.
Glabājamās vienības sākumā nepieciešamības gadījumā jānovieto dokumentu anotācija. Sevišķi vērtīgām glabājamām vienībām sastāda iekšējo aprakstu, ko iešuj aiz vāka vai anotācijas.
Izdodot glabājamo vienību lasītavai vai archiva nodaļām, tajā ielīmē izmantošanas lapu.

§ 43. Pirms glabājamās vienības iešūšanas lapas vienmērīgi izdala pa visu vāka garumu, pie kam jāizņem visi metāla stiprinātāji (saspraudes, adatas u.c.) un veco salīmējumu paliekas.

§ 44. Ja dokumenta teksts pieiet lapas malai tuvāk par 1,5 – 2 cm, un ja tas pie lietas sašūšanas varētu tikt aizskarts, tad tai jāpievieno pasaknis, t.i. lapai pielīmē 3 cm platu papīra strēmeli, ar kuru piešuj dokumentu.

§ 45. Atsevišķi dokumenti, kuri nav jāšuj vēsturiskās un mākslinieciskās vērtības dēļ, jāieliek aploksnēs, kuras piešuj.

§ 46. Dokumenti, kuri lielā formāta dēļ glabājas salocīti, jāpiešuj ar divkāršu 4 – 5 cm platu pasakni un tos jāsaloca tā, lai tos viegli varētu atlocīt. Liela formāta statistikas tabulas, kartes un citus dokumentus pirms brošēšanas vai iešūšanas ieteicams uzlīmēt uz marles, audekla vai pauspapīra.*

§ 47. Dokumenti, kas bojāti no pelējuma un papīru grauzējiem, nolietojušies (veci), saburzīti, nosmērēti, ar acīm redzamām teksta bojājuma pazīmēm (izdilumiem, izbalējumiem), pirms iešūšanas vai brošēšanas jādezinficē un jārestaurē, saskaņā ar speciālām instrukcijām.

*Pauspapīrs – īpašs caurspīdīgs papīrs rasējumu vai zīmējumu kopēšanai.

III. GLABĀJAMĀS VIENĪBAS APRAKSTĪŠANAN UZ VĀKA

1.Fonda nosaukuma un tā struktūrdaļu apzīmēšana

§ 48. Uz katras glabājamās vienības jābūt atzīmētam fonda aficiāli pieņemtam pilnam un apaļās iekavās fondraža saīsinātam nosaukumam.

[...]

3.Glabājamās vienības virsraksta sastādīšana

§ 55. Glabājamās vienības virsrakstam vispārinātā veidā jāatspoguļo dokumenta būtiskais saturs.
Stingri noliegta nekonkrētu formulējumu lietošana, uzskaitot atsevišķu dokumentu nosaukumus ar norādījumu uz katra dokumenta saturu.
Tāpat noliegta nekonkrētu formulējumu lietošana, piem. „Dažāda sarakste” , „Vispārējā sarakste” , „Vadošie papīri”, „Sarakste, kas neprasa izpildīšanu”.

[...]

IV. DOKUMENTARO MATERIALU APRAKSTA SASTĀDĪŠANA.

1.Apraksta uzbūve

[...]

§ 112. Dokumentaro materiālu aprakstam ir sekojoši elementi :
a) titullapa,
b) satura rādītājs (apraksta, nodaļu un apakšnodaļu nosaukumi),
c) priekšvārds,
d) saīsinājuma saraksts,
e) apraksta ieraksti,
f) noslēguma ieraksti,
g) rādītājs.

[...]

29. Izraksts no 1950.gadu sākumā rajona valsts arhīvam piesūtītas instrukcijas arhīva fonda noteikšanai valsts arhīvos. (Ventspils ZVA, Metodiskās bibliotēkas fonds Nr.70)

Tiek sūtīts pēc saraksta
eks. Nr.14

INSTRUKCIJA ARCHIVA FONDA NOTEIKŠANAI.

§ 1. PSRS archivos archiva materiālus glabā un uzskaita pa fondiem.
Parasti fondi netiek dalīti.

§ 2. Par fondu sauc archiva sokumentu kopu, kas ir radušies noteiktas iestādes, uzņēmuma, karaspēka daļas, sabiedriskas organizācijas vai arī to organizatoriski un operatīvi atdalītu un patstāvīgu daļu darbības procesā.
P i e z ī m e. Par patstāvīgu fondu uzskatāmi arī materiāli, kas sakrājušies atsevišķas personas darbības rezultātā.

§ 3. Iestādes, uzņēmumus, karaspēka daļas, un sabiedriskās organizācijas, kuru darbības procesā ir uzkrājušies archivā glabājamie dokumenti, attieksmē pret šiem materiāliem – sauc par fondradi.
P i e z ī m e. Iestādes funkciju realizēšanas palīgaparata (darbnīcu, slimnieku uzņemšanas telpu, komandaturas) dokumentārie materiali ietilpst iestādes – fondraža fonda sastāvā.

§ 4. Katram fondam jādod tā fondraža oficiālais nosaukums.
P i e m ē r a m. Fonds : „Ārlietu Tautas Komisariats”.

[...]

§ 6. Padomju varas iestādes, kuras ir nodibinājusi Lielā Oktobra sociālistiksā revolūcija buržuāziski – muižnieciskā valsts aparata sagraušanas rezultātā, ir jauni fondraži.

§ 7. No tā brīža, kad Padomju vara konfiscēja un nacionalizēja bijušos kapitalistiskos uzņēmumus, bankas, trestus, zinātņu iestādes utt., tie kā vecie fondraži izbeidz savu eksistenci. Padomju sociālistiskās iestādes, bankas, zinātnes iestādes utt., kas noorganizētas tūlīt pēc tam, ir jauni fondraži.

[...]

30. Izraksts no 1950.gadu sākumā rajona valsts arhīvam piesūtītas instrukcijas par arhīva izziņu izsniegšanas kārtību valsts arhīvos. (Ventspils ZVA, Metodiskās bibliotēkas fonds Nr.169)

Informācijai! Šobrīd spēkā esošajā 1991.gada 26.marta likumā „Par arhīviem” noteikts, ka „pilsoņi var pieprasīt valsts arhīviem, valsts iestādēm, uzņēmumiem, organizācijām un citām juridiskām personām arhīvu izziņas par sevi, par viņu aizgādībā esošām personām un mirušiem radiniekiem”.

Tiek sūtīts pēc saraksta
eks. Nr.14

VISIEM RAJONU VALSTS ARCHIVIEM.
INSTRUKCIJA PAR ARCHIVU IZZIŅU, KOPIJU UN IZRAKSTU IZSNIEGŠANU PSRS VALSTS ARCHIVOS.

[...]

§ 7. Ārvalstu iestādēm, amatpersonām un privātpersonām archiva izziņas izsniedz PSRS IeM Galvenā Archivu pārvalde caur PSRS Ārlietu ministriju.

§ 8. Valsts varas, Padomju Savienības Komunistiskās Partijas, izmeklēšanas, tiesu, prokuraturas, valsts drošības un Iekšlietu ministrijas orgāniem archiva izziņas izsniedz par visiem jautājumiem, kādi tiem jāizskata.
Pārējām padomju iestādēm archiva izziņas izsniedz tikai par jautājumiem, kas ir saistīti ar to un tām pakļauto iestāžu darbību. Archiva izziņu izsniegšana iestādēm no citu iestāžu vai likvidētu iestāžu dokumentiem atļauta tikai ar attiecīgās IeM Archivu daļas atļauju.

§ 9. PSRS pilsoņiem personīgi izsniedz archiva izziņas par darba stāžu, civilstāvokli, izglītību, dienestu Padomju Armijā un darbā iegūtām mantiskām tiesībām.
Ja izziņu izsniedzot atklājas fakti, kurus uzņemot izziņā to nevar izsniegt pieprasītājam personīgi, - tad izziņa nosūtāma ieinteresētai iestādei.

§ 10. Archiva izziņas par revolucionaro, partijas un sabiedrisko darbību, kā arī par piedalīšanos partizaņu kustībā neizsniedz pieprasītājam personīgi, bet tās izsūta attiecīgiem partijas organiem vai iestādēm (sk. § 8.) uz to pieprasījuma vai pilsoņu iesnieguma pamata.

§ 11. Archiva izziņas par sodīšanu, pilsoņu tiesībām un pavalstniecības atņemšanu un to atjaunošanu, darbā neiegūtām īpašuma tiesībām un par darbību, kas nav saistīta ar algotu darbu, pilsoņiem neizsniedz personīgi, bet nosūta ieinteresētām valsts iestādēm.

§ 12. Archiva izziņas pilsoņiem var izsniegt kā par viņiem pašiem un personām, kas atrodas viņu apgādībā vai aizbildniecībā, tā arī par mirušu dzīves biedri un radiniekiem mantojuma tiesību pierādīšanai pēc to nāves.

[...]

Ventspils zonālā valsts arhīva
Dokumentu saglabāšanas un izmantošanas daļas vadītāja Inga Upaciere

2009.gada 23.aprīlis